Folgende Fragestellungen und Lösungen werden behandelt:
- Anforderungen an die IT-Infrastruktur
- Vorstellung einiger Software-Lösungen
- Anforderungen an die Datensicherheit
- Vorstellung einiger Konzepte
- Anforderungen an das Personal
- Die wichtigsten Tipps in Kürze
IT-Infrastruktur für dezentrales Arbeiten in der Schweiz
Organisationen und Einzelpersonen auf der ganzen Welt sind von einer funktionierenden IT-Infrastruktur abhängig, jedoch hat die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und Kunden für Unternehmen eine hohe Priorität. Die Ermutigung der Mitarbeitenden, von zu Hause aus zu arbeiten, kann sich aber negativ auf die Leistung, Qualität und Sicherheit der Arbeiten und Daten auswirken. Oftmals liegen die Ursachen hierfür in der IT-Infrastruktur, welche nicht oder schlecht auf dezentrales Arbeiten vorbereitet ist: Die Leistung, Zuverlässigkeit oder Sicherheit der IT-Infrastruktur ist hier ausschlaggebend. Zudem sollte auch das Personal für die neuen Anforderungen geschult sein.
Das gesunde Funktionieren unserer Wirtschaft weltweit hängt davon ab, dass weiterhin qualitative Arbeit geleistet wird, auch wenn die Menschen diese Arbeit aus der Ferne erledigen. Da die Schwere der Notlage im Laufe dieser Woche deutlicher geworden ist, soll dieser Artikel Unternehmen mit Nachholbedarf in der Digitalisierung eine Übersicht und Hilfe sein.
Daher beschäftigt sich dieser Ratgeber mit beidem: den Anforderungen an die IT-Infrastruktur und an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
10.03.2020: Datenverkehr in Italien - In Italien, das eine landesweite Quarantäne verhängt hat, ist der Datenverkehr im Internet zu Spitzenzeiten um 30% gestiegen: Dies bedeutet auch 30% mehr potenzielle Opfer von Cyber-Bedrohungen, wie Phishing-Angriffe.
Kommunikation innerhalb von Teams
Kommunikation innerhalb von Teams
Uns stehen eine Vielzahl von Möglichen der internen Kommunikation zur Verfügung. Einige Beispiele hierzu sind:
- Mobiltelefone bzw. Smartphones
- SMS, WhatsApp, Threema
- Skype, Zoom, Google Meet
- Chats wie z.B. Hangout
Aus diesem Grund muss genau definiert werden, welcher Kanal zu welchem Zweck verwendet wird. Denn die gleichzeitige Verwendung diverser Kanäle führt zu einer schlechteren Nachvollziehbarkeit der Kommunikation. Ausserdem bieten nicht alle Kommunikationswege die selbe Datensicherheit.
File-Ablage und Datenaustausch
File-Ablage und Datenaustausch
Welche Dokumente benötigen Sie für Ihre tägliche Arbeit? Falls Sie regelmässig Dokumente aus dem Intranet bearbeiten müssen, so stellt dies für das Home-Office eine Hürde dar.
Wenn Ihre Daten bereits strukturiert oder unstrukturiert (d.h. Text) in einem digitalen Format vorliegen, haben Sie die Möglichkeit, diese in einen Cloud-Speicher auszulagern.
Um einen Zugriff zu gewährleisten, gibt es diverse Optionen. Hierzu gehören:
- Dropbox
- Google Drive
- Microsoft OneDrive
und viele weitere.
Natürlich sind all diese Plattformen nicht für empfindliche Kundendokumente geeignet.
Datensicherheit
Datensicherheit
Auch die lokale Sicherheit sollte gewährleistet sein. Wie gut ist der Computer gesichert und gewartet? Ist gegebenenfalls das verwendete WLAN sicher? Wird lokal auf einem Computer gearbeitet, trägt man eine hohe Verantwortung und die Unterstützung durch die IT ist meist eingeschränkt.
Angesichts der Tatsache, dass die Schulen geschlossen sind, sind vielleicht auch Kinder zu Hause. Mal abgesehen von zahlreichen Ablenkungen und den damit verbundenen Konzentrationsschwierigkeiten, können auch Stapel von gedruckten Dokumenten gewissen Risiken ausgesetzt sein. Besser wäre es, auf alle Dokumente in einer geschützten VIRTUELLEN Arbeitsumgebung zuzugreifen – getrennt vom Dateisystem des lokalen Endgerätes. Auf diese Weise müsste man über eine verschlüsselte Verbindung zugreifen und diese Verbindung auch mit einem Mausklick wieder beenden können.
Stellen Sie sicher, dass die folgenden Aufgaben gelöst sind:
- Die Mitarbeitenden verfügen über die nötigen Berechtigungen, um produktiv arbeiten zu können. Die nötigen Lizenzen sind vorhanden und eine Multi-Faktoren-Authentisierung sorgt dafür, dass nur Berechtigte Zugriff auf die Unternehmensdaten erhalten.
- Wenn Mitarbeitende ihre privaten Geräte nutzen, sollten diese Mindeststandards hinsichtlich der Sicherheit erfüllen und über eine Schutzsoftware verfügen. Dazu gehört auch, auf dem eigenen System die aktuellsten Updates zu installieren.
- Die Mitarbeitenden sollten sensibilisiert sein und über die wichtigsten sicherheitsrelevanten Gefahren (Phishing, Malware etc.) im Bilde sein.
Anforderungen an das Personal
Das standortverteilte Arbeiten und insbesondere Home-Office bringt auf allen Hierarchiestufen neue Herausforderungen mit sich:
- Es fehlt der schnelle, einfache und spontane Kontakt. Grundsätzlich ist der Kontakt und auch der informelle Informationsaustausch reduziert. Dadurch ergibt sich die Gefahr der Isolation.
- Die Kommunikation läuft plötzlich vor allem über elektronische Medien und Tools.
- Aufgrund der reduzierten Kontakte und des geringeren Austausches ist die Leistungsbeurteilung schwieriger.
- Die Abstimmung mit den Mitarbeitenden oder Teams ist schwieriger und oft auch aufwendiger.
Um ein dezentrales Team erfolgreich zu führen, müssen folgende Punkte erfüllt werden:
- Ohne Gemeinschafts- bzw. Teamgefühl läuft nicht viel. Besonders in der Startphase muss daher viel Zeit in die Teambildung investiert werden.
- Strukturen bieten Orientierung: regelmässige Meetings oder andere Termine helfen, um einerseits den Tag und die Aufgaben zu strukturieren und andererseits, um zwischenmenschliche Kontakte zu pflegen.
- Setzen Sie klare Regeln: innerhalb welcher Zeit muss bspw. auf Anfragen reagiert werden, welche Erwartungen bestehen bzgl. fixer Präsenzzeit? Wer rapportiert an wen, wer informiert und wer hat Zugriff auf welche Daten?
- Da der informelle und schnelle Austausch eingeschränkt ist und alle dezentral arbeiten, ist zudem eine einheitliche und systematische Dokumentation der Ergebnisse wichtig.
Nicht zu vergessen ist, das nicht alle Mitarbeitenden das gleiche technische Know-how und die entsprechenden Skills im Umgang mit digitalen Werkzeugen mitbringen. Daher ist eine Schulung der involvierten Mitarbeitenden (und auch Vorgesetzten) umso wichtiger, um allen einen guten Start in die neue Arbeitsform zu gewährleisten.
Coronavirus: Praxisfragen aus rechtlicher Sicht
Webinar zum Thema
Am 12. März 2020 um 10.00 Uhr fand das kostenlose Webinar@Weblaw:
«Coronavirus: Praxisfragen aus rechtlicher Sicht» statt.
Webinar zum Thema
Am 24. März 2020 um 10.00 Uhr findet das kostenlose Webinar@Weblaw:
«Coronavirus: Praxisfragen aus rechtlicher Sicht II» statt.
Wir haben sichere Wege gefunden, aus der Ferne zu arbeiten
Bei der Weblaw AG, SwissLegal Frick Anwälte, Bernet Arbitration, YLEX und vielen anderen wird teilweise bereits seit Jahren eine Komplettlösung eingesetzt, welche ein dezentrales Arbeiten ermöglicht und auch elektronischen Rechtsverkehr beinhaltet.