Chapitre 2 : Obligations de diligence des compagnies d’assurance

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La compagnie d'assurance conserve pendant au moins dix ans à compter de la date d'échéance ou de résiliation du contrat les documents suivants :

1. les documents relatifs à la conclusion du contrat;
2. les documents ayant servi à la vérification de l'identité du cocontractant ;
3. les documents de remplacement et la note à verser au dossier selon l'art. 6;
4. les documents relatifs à la renonciation de la vérification de l'identité du cocontractant selon l'art. 7 al. 2;
5. la déclaration écrite du cocontractant concernant l'ayant droit économique selon les art. 9, 10 et 12;
6. les documents ayant servi à identifier la personne bénéficiaire, le détenteur du contrôle ou l'ayant droit économique selon l'art. 11;
7. les documents relatifs aux informations requises lors des clarifications particulières des relations d'affaires comportant des risques accrus selon l'art. 14.

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Les données qui sont en relation avec une communication effectuée en vertu de l'art. 9 LBA sont conservées séparément. Elles sont détruites cinq ans après avoir été communiquées à l'autorité compétente.

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Les documents sont conservés dans un endroit sûr et de manière que la compagnie d'assurance puisse donner suite à une demande d'information ou de séquestre présentée par les autorités de poursuite pénale dans le délai imparti. Les documents doivent être en tout temps accessibles aux personnes autorisées.

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Si des supports d'information électroniques sont utilisés, les documents sur papier ne doivent pas être conservés. Il y a lieu d'observer les dispositions de l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Ordonnance sur les livres de comptes, Olico du 24 avril 2002; RS 221.431). Si le serveur ne se trouve pas en Suisse, la compagnie d'assurance doit disposer en Suisse de copies actuelles physiques ou électroniques des documents déterminants.