Chapitre 2

1 L’identité d’une personne physique est vérifiée au moyen:

1. d’une pièce d’identité officielle, munie d’une photo et signée par son titulaire, lorsqu’il y a contact direct entre le cocontractant et un collaborateur de la compagnie d’assurance ou avec un intermédiaire au bénéfice d’une convention de délégation selon l’art. 18, ou avec un intermédiaire financier selon l’art. 2 LBA;
   Le collaborateur, l’intermédiaire ou l’intermédiaire financier consigne le type de pièce d’identité, le numéro de délivrance, le lieu d’émission et le pays d’émission de la pièce d’identité contrôlée ou en établit une photocopie lisible;
2. d’une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité officielle selon let. a lorsque la relation d’affaires s’établit sans contact personnel, à savoir par correspondance, par téléphone, par voie électronique ou par un intermédiaire qui n’est pas au bénéfice d’une convention de délégation selon l’art. 18.
3. en lieu et place de l’identification selon let. a et b, il suffit, dans les deux cas, de faire distribuer la police d’assurance ou la confirmation de l’ouverture du compte de primes par un bureau de poste suisse ou étranger sous pli recommandé avec accusé de réception, ou par un service de courrier avec accusé de réception, pour autant qu’il soit garanti que le courrier parvient en mains propres de la personne à identifier à l’aide d’une pièce d’identité officielle selon let. a. La compagnie d’assurance doit verser au dossier l’accusé de réception ainsi qu’une simple copie de la pièce d’identité.
4. d’autres procédures d’identification admises par la FINMA (par ex. au moyen de nouvelles technologies) représentent également une identification valable.

2 L’authenticité de la copie du document d’identification peut être confirmée par:

1. une succursale, une représentation ou une société du groupe de la compagnie d’assurance;
2. un notaire, un avocat inscrit dans un registre cantonal des avocats en Suisse ou une autre entité publique qui délivre habituellement de telles attestations d’authenticité;
3. un intermédiaire financier suisse au sens de l’art. 2 LBA ou un intermédiaire financier étranger qui exerce une activité selon l’art. 2 LBA, pour autant qu’il soit soumis à une surveillance et à une réglementation équivalente en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

3 Est également considérée comme une attestation d’authenticité valable l’obtention d’une copie de pièce d’identité issue de la banque de données d’un fournisseur de services de certification reconnu selon la Loi fédérale du 19 décembre 2003 sur la signature électronique (SCSE; RS 943.03) en combinaison avec une authentification électronique par le client.

4 Il peut être renoncé à une attestation d’authenticité lorsque la compagnie d’assurance prend d’autres mesures lui permettant de vérifier l’identité et l’adresse du cocontractant. Les mesures prises doivent être documentées.

5 La vérification de l’identité d’une société simple ou d’une hoirie se fait par l’obtention d’une copie de pièce d’identité des sociétaires ou héritiers qui signent le contrat.

Remarques préliminaires

L’intermédiaire financier est tenu, lors de la conclusion du contrat et donc au moment de l’établissement/ouverture de la relation d’affaires, de vérifier l’identité du cocontractant au moyen de documents originaux ayant force probante. Cette procédure tend à la transparence des relations d’affaires dans le secteur financier. Les blanchisseurs d’argent éventuels ne doivent pas pouvoir rester anonymes dans leurs agissements criminels. L’identification du cocontractant rend finalement plus difficile le placement de valeurs patrimoniales provenant d’un crime ou du financement du terrorisme (voir commentaire sur l’art. 3 du règlement).

L’art. 4 du règlement définit de manière exhaustive quels sont les documents ayant force probante servant à vérifier l’identité d’une personne physique. Si de tels documents font défaut ou sont défectueux, on procède à la vérification de l’identité selon l’art. 6 du règlement. Des entreprises individuelles non inscrites au registre du commerce doivent faire l’objet d’une vérification d’identité par analogie à une personne physique. S’il existe une inscription au registre du commerce, l’identification peut avoir lieu à choix à l’appui d’un extrait du registre ou d’une copie de la pièce d’identité du propriétaire de l’entreprise individuelle.

L’art. 4, al. 1, let. a du règlement précise de manière exhaustive quelles sont les personnes physiques et morales habilitées à vérifier l’identité d’une personne physique en cas de contact personnel. A défaut d’une telle personne, la vérification de l’identité du cocontractant s’effectue obligatoirement conformément aux exigences requises lorsque la relation d’affaires s’établit "sans contact personnel" (art. 4, al. 1, let. b du règlement). S’il y a contact personnel, l’identification peut avoir lieu simultanément, également au moyen d’une copie d’une pièce d’identité (dont on dispose déjà) assortie d’une attestation d’authenticité.

En ce qui concerne les possibilités de vérification de l’identité admises, il n’est plus opéré de distinction entre les cocontractants ayant leur domicile en Suisse ou à l’étranger.

Ad al. 1, let. a:

Il n’y a de contact personnel que si le collaborateur de la compagnie d’assurance (ou de l’intermédiaire au bénéfice d’une convention de délégation selon l’art. 18 du règlement ou de l’intermédiaire financier selon l’art. 2 LBA) procédant à la vérification de l’identité rencontre effectivement le cocontractant et prend connaissance de l’original du document d’identification ou d’une photocopie garantie authentique de ce document.

Il n’y a pas de contact personnel si les négociations en vue de la conclusion du contrat s’effectuent par courrier, par téléphone, par voie électronique ou par un intermédiaire qui ne tombe pas sous le coup de l’art. 4, al. 1, let. a du règlement.

Les pièces d’identité officielles ci-après sont admises pour l’identification:

• Un document émis par une autorité suisse et muni de la photo et de la signature de la personne à identifier;
• Les passeports étrangers et les documents de voyage spéciaux que l’Office fédéral des migrations autorise.

Les documents émis par une autorité suisse portant photo et signature de la personne à identifier sont en particulier:

• le passeport;
• la carte d’identité;
• le permis de conduire;
• le permis de bateau;
• les permis de séjour des catégories B, C, Ci, G et L.

Outre le passeport étranger, il est également possible de faire usage, pour la vérification de l’identité du cocontractant de nationalité étrangère, des "autres documents de voyage reconnus pour l’entrée en Suisse" selon le site Web de l’Office fédéral des migrations (ODM) (Prescriptions en matière de documents de voyage et de visas selon la nationalité).

Si le cocontractant ne peut obtenir de son Etat d’origine ni l’un ni l’autre document, il doit être identifié selon l’art. 6 du règlement "Absence de documents de vérification". L’art. 7 du règlement demeure réservé.

Les pièces d’identité utilisées n’ont pas (plus) à être valables au moment de la vérification d’identité. Ce qui est déterminant, c’est que la pièce d’identité soit encore actuelle et qu’elle permette sans aucun doute la vérification de l’identité du cocontractant. Une pièce d’identité qui n’est pas échue depuis plus de 5 ans remplit généralement l’exigence du caractère actuel de la pièce.

Cette réglementation permet, notamment dans des situations spéciales, de trouver des solutions appropriées (par ex. pour la vérification de l’identité de personnes âgées qui ne voyagent plus à l’étranger et ne disposent donc plus d’une pièce d’identité valable). Il est donc laissé à l’appréciation des compagnies d’assurance le point de savoir si elles entendent utiliser de façon générale des pièces d’identité échues, ou seulement exceptionnellement.

La personne de la compagnie d’assurance (ou l’intermédiaire au bénéfice d’une convention de délégation selon l’art. 18 du règlement ou l’intermédiaire financier selon l’art. 2 LBA) procédant à la vérification de l’identité se fait présenter par le cocontractant une pièce d’identité en original (art. 4, al. 1, let. a R OAR-ASA) ou une photocopie garantie authentique de cette pièce d’identité (art. 4, al. 1, let. b et al. 2 ss R OAR-ASA) et examine sommairement ces documents. Il en tire une copie bien lisible, qui ne doit pas obligatoirement être établie à l’aide d’un photocopieur. Une pièce d’identité peut aussi, par exemple, être photographiée ou scannée.

En lieu et place d’une copie, la personne chargée de la vérification de l’identité consigne sur papier ou support électronique les indications suivantes:

• type de pièce d’identité;
• numéro de la pièce d’identité;
• lieu d’émission de la pièce d’identité;
• pays qui a délivré la pièce d’identité;
• durée de validité de la pièce d’identité.

Peu importe le mode d’identification (consignation des données figurant dans la pièce d’idendité ou dans la copie de celle-ci), il y a toujours lieu de consigner dans le dossier du client le nom, le prénom, la date de naissance, la nationalité et l’adresse du cocontractant (par ex. en tant que partie des documents de la proposition ou copie de la pièce d’identité). Il importe peu que ces informations soient tirées directement de la copie de la pièce d’identité elle-même ou des documents de la proposition. Si le cocontractant provient d’un pays dans lequel l’utilisation des dates de naissance ou des adresses n’est pas habituelle, ces informations ne sont pas nécessaires. L’adresse d’une case postale ou une adresse c/o ne sont pas suffisantes.

Il faut procéder à la vérification complète de l’identité même si la personne chargée de l’identification connaît personnellement le cocontractant à identifier.

Les preuves établies pour l’identification correcte (données enregistrées électroniquement/copies de pièce d’identité) doivent montrer qui (nom & prénom ou abréviation) a identifié le cocontractant à quel moment (horodatage électronique/date).

Ad al. 1, let. b:

Il n’y a pas de contact personnel si les négociations ont lieu par voie de correspondance, par téléphone, par des moyens de communication électroniques ou par un intermédiaire qui ne tombe pas sous le coup de l’art. 4, al. 1, let. a du règlement. Dans ce cas, on exigera pour la vérification de l’identité du cocontractant une photocopie à l’authenticité certifiée d’une pièce d’identité officielle valable selon l’art. 4, al. 1, let. a du règlement, pour autant que le cocontractant ne soit pas identifié selon l’art. 4, al. 1, let. c du règlement.

Une copie authentifiée n’est recevable, pour une vérification de l’identité, que si le document copié répond aux exigences des explications qui précèdent.

La photocopie et la confirmation d’authenticité doivent être bien lisibles.

La photocopie – dont l’authenticité doit être garantie – du document servant à vérifier l’identité du cocontractant doit être jointe à la proposition.

Le contrôle de l’adresse de domicile n’a pas à être effectué selon les prescriptions du règlement. Ceci permet en particulier en cas de collaboration avec des tiers (courtiers, etc.) de leur remettre les documents du contrat pour les transmettre au client.

Même si le collaborateur chargé de la vérification de l’identité connaît personnellement le cocontractant dont l’identité doit être vérifiée, cette vérification doit être effectuée de manière complète.

Ad al. 1, let. c:

En lieu et place de la vérification de l’identité selon l’art. 4, al. 1, let. a ou selon l’art 4, al. 1b du règlement, la remise des documents du contrat (par ex. la police d’assurance, la confirmation de l’ouverture du dépôt de primes ou le contrat de crédit hypothécaire) par un bureau de poste national ou étranger ou par un service de courrier sous pli recommandé avec accusé de réception suffit pour autant que la vérification de l’identité du preneur d’assurance soit faite à l’appui de documents déterminants et que, en sus, une simple copie de la pièce d’identité du client soit versée au dossier avec l’accusé de réception. Ce mode de procéder évite que le client ne doive se rendre à un autre endroit (La Poste, etc.) pour la vérification de l’identité, mais au contraire lui permet de procéder lui-même à toutes les opérations nécessaires (envoi d’une simple copie de la pièce d’identité par La Poste, par e-mail, etc., ainsi que réception des documents contractuels). Cette simplification du processus de vérification de l’identité est spécialement importante pour la conclusion de contrats en ligne.

En cas de recours à La Poste ou à un service de courrier, il y a nécessité de s’assurer que la distribution ou la remise des documents se fasse exclusivement à la personne dont l’identité doit être vérifiée.

La Poste ou le service de courrier procède à la vérification proprement dite de l’identité du cocontractant selon l’art. 4, al. 1, let. a du règlement en exigeant la présentation d’une pièce d’identité officielle.

Si la vérification de l’identité s’effectue via la distribution des documents contractuels par un bureau de poste national, la distribution doit se faire par courrier recommandé et accusé de réception, et la livraison doit être faite en main propre. Afin d’en avoir la garantie, l’espace réservé à l’adresse doit être muni de la mention "Accusé de réception/A remette en main propre". Dans ce cas, La Poste remet personnellement les documents contractuels au destinataire, mais pas à un membre de sa famille ni à un mandataire. Voir à ce sujet http://www.post.ch/post-startseite/post-privatkunden/post-einkaufen/post-spezialangebote/post-gelbeid.htm.

Les envois à remettre en main propre doivent être adressés à une personne physique capable de discernement. L’adresse doit être celle du domicile. Si l’adresse est l’adresse commerciale de la personne physique, la distribution en main propre n’est pas garantie par La Poste.

La possibilité d’une livraison en main propre d’un envoi de lettre avec accusé de réception à des cocontractants ayant une adresse de domicile à l’étranger doit être examinée de cas en cas avec le bureau de poste d’origine par la compagnie d’assurance et, le cas échéant, consignée.

En sélectionnant le service de courrier, il s’agit de veiller à ce que la livraison des documents à titre exclusivement personnel au cocontractant soit garantie.

Le récépissé ou l’accusé de réception doit être classé avec la documentation du contrat. C’est alors seulement que la vérification de l’identité est terminée du point de vue administratif également.

En l’absence de récépissé ou d’accusé de réception en retour, si aucune copie d’une pièce d’identité officielle ne peut être tirée du dossier et si l’identité du cocontractant ne peut être vérifiée d’une autre manière autorisée (voir aussi l’art. 6 du règlement) et si aucun cas prévu par l’art. 7 du règlement n’est réalisé, la conclusion du contrat doit être refusée en raison de l’impossibilité d’exécuter la vérification d’identité. Le refus doit être consigné dans le dossier.

Le refus d’établir des relations d’affaires avec un cocontractant suspect ou en raison d’une vérification d’identité du cocontractant non réalisable ne constitue pas un acte de blanchiment d’argent, même si, par là, la découverte et la confiscation des valeurs patrimoniales en cause seront peut-être rendues plus difficiles de ce fait, voire même impossibles, vu qu’il n’y a pas d’obligation de contracter (Giannini, op. cit. 82 avec renvois).

En cas de rupture d’une relation d’affaires, le cocontractant ne peut disposer des primes payées que sous une forme qui n’interrompt pas le "paper trail" (voir aussi De Capitani, op. cit. Komm. zu Art. 3 GwG N 29). L’argent reçu doit être restitué à l’établissement payeur (par exemple sur un compte à la banque x) d’où l’argent a été viré à l’assureur. Si ce compte devait avoir été soldé dans l’intervalle, un virement sur un autre compte au nom du cocontractant/auteur de la proposition est autorisé.

Ad al. 1, let. d:

La réglementation de la let. d est introduite pour créer une base réglementaire devant permettre l’utilisation de nouvelles méthodes d’identification. Ceci intervient au vu du fait que la FINMA procède actuellement à des éclaircissements à ce sujet. Il est question dans ce contexte de tenter de rendre possible une identification au moyen de technologies modernes (par ex. vidéoconférences, etc.). Ceci a lieu également compte tenu du fait que, par exemple, la Surveillance des marchés financiers du Liechtenstein a publié une directive relative à la dénommée vérification en ligne (interprétation de l’art. 11, al. 3 de la loi sur l’obligation de diligence SPG "personnellement présent").

Ad al. 2, let. a:

L’authenticité peut aussi être confirmée par une succursale à l’étranger de la compagnie d’assurance.

Par "représentation", on entend une représentation de la compagnie d’assurance, et ce au sens de l’art. 32 ss CO (droit de représentation). Ceci concerne aussi les systèmes d’agences générales exploitées par un indépendant (agents généraux qui sont liés à la compagnie d’assurance par un contrat d’agence).

Ad al. 2, let. b:

En Suisse, "l’identification jaune" délivrée par La Poste est bien la plus connue des confirmations d’authenticité de photocopies de documents officiels. (http://www.post.ch/post-startseite/post-privatkunden/post-einkaufen/post-spezialangebote/post-gelbeid.htm). La page d’accueil indiquée fournit des informations détaillées quant au prix de l’identification jaune, aux pièces d’identité acceptées, aux conditions commerciales, ainsi qu’un guide pour les instituts financiers.

Pour procéder à l’identification jaune, le collaborateur de La Poste suisse contrôle la pièce d’identité présentée (photo), photocopie les pages nécessaires (données personnelles, photo, év. prolongation), et appose le timbre «"Documents originaux vus par… ". Puis le collaborateur de La Poste suisse écrit (en bleu) ses nom et prénom sur le timbre, y pose sa signature et appose le dateur de l’office postal en question.

Désormais, le règlement prévoit qu’hormis les notaires et autres entités publiques, les avocats inscrits dans un registre de la profession en Suisse peuvent également établir des attestations d’authenticité. Le registre des avocats est accessible au public en Suisse. Un aperçu des accès en ligne aux registres des avocats figure sur le site Internet de la Fédération suisse des avocats (https://www.sav-fsa.ch/fr/home.html).

A l’étranger, des avocats autorisés peuvent entrer dans la catégorie des autres entités publique au sens de l’art. 4, al. 2, let. b R OAR-ASA, ce pour autant qu’ils aient la compétence, conformément au droit étranger, d’établir des légalisations ou des attestations d’authenticité. Sont également réputées entités publiques au sens de l’art. 4, al. 2. let. b R OAR-ASA les autorités cantonales de protection de l’enfant et de l’adulte (APEA).

Sous la notion de l’intermédiaire financier selon art. 4, al. 2, let. c R OAR-ASA se rangent également les sociétés affiliées d’un intermédiaire financier. Celles-ci peuvent donc établir des copies de pièces d’identité garanties authentiques même si elles-mêmes ne sont pas des intermédiaires financiers (par ex. des sociétés de trust "corporate trustee", qui proposent des services en rapport avec la création et la gestion de trusts).

Ad al. 3:

L’identification par l’obtention d’une copie de pièce d’identité issue de la banque de données d’un fournisseur de services de certification reconnu, en combinaison avec une authentification électronique par le client, se fait par analogie à la réglementation de l’OBA-FINMA.

Ad al. 4:

Il peut être renoncé à une attestation d’authenticité par exemple, lorsque la compagnie d’assurance est en possession, en plus de la copie du document d’identité, d’une copie certifiée conforme ou de l’original d’un acte authentique et qu’il en ressort que l’officier public a vérifié l’identité du cocontractant au moyen du même document d’identité (remis à la compagnie d’assurance). Dans ce cas, la procédure est analogue à celle de l’art. 4 al. 1 lit. c R OAR-ASA, soit lorsque la vérification d’identité est effectuée par un officier public (p. ex. un notaire). Pour documenter ladite procédure, il convient de verser la copie simple du document d’identité ainsi que la copie de l’acte authentique au dossier. La notion d’officier public est définie à l’art. 55 du Titre final du Code civil suisse (CC), respectivement dans les lois cantonales d’application du Code civil. La notion d’officier public étranger/à l’étranger est définie par la loi du pays dans lequel l’acte a été rédigé/émis. Dans tous les cas, les documents étrangers ou établis à l’étranger avec apostille ou légalisés sont considérés comme suffisants.

Ad al. 5:

Sous al. 5 est réglée la procédure lorsqu’une nouvelle relation contractuelle est engagée avec une société simple ou une hoirie (par ex. la prolongation d’un financement hypothécaire). Il en ressort que toutes les sociétés simples ou hoiries ne doivent pas faire l’objet d’une vérification d’identité individuelle en qualité de cocontractant. Seules doivent y être assujetties les personnes qui signent le contrat. Ce cas est à distinguer de la situation où, pendant la durée d’une relation d’affaires, un cocontractant décède. Le cas de succession ne donne pas naissance à une nouvelle obligation de vérification de l’identité, ni à une obligation d’identification de l’ayant droit économique, car les héritiers revêtent le statut juridique du client antérieur en vertu des dispositions légales sur les successions. Ceci est précisé sous art. 8, al. 2.