1 Le cocontractant dispose d’une inscription au registre du commerce ou dans un registre étranger:
L’identité d’une personne morale ou d’une société de personnes inscrite au registre du commerce suisse ou dans un registre étranger équivalent est vérifiée au moyen d’un extrait du registre du commerce ou d’une attestation étrangère équivalente. Les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC), dans l’Index central des raisons de commerce de la Confédération (ZEFIX) ainsi que dans Teledata, ou les publications ainsi que les attestations écrites des autorités de surveillance et de l’organe de révision (attestation) sont assimilées aux extraits du registre du commerce.
2 Le cocontractant ne dispose pas d’une inscription dans un registre:
L’identité des personnes morales ou des sociétés de personnes non inscrites dans un registre doit être vérifiée à l’appui de documents équivalents. Sont notamment considérés comme tels:
- les statuts;
- les contrats de société;
- les actes de fondation;
- la dernière attestation de l’organe de révision;
- une autorisation de la police du commerce;
- un extrait sur papier tiré de répertoires et de bases de données fiables gérées par des entreprises privées.
3 Les extraits mentionnés sous art. 5, al. 1 et 2 du registre de commerce ou de banques de données gérées par des entreprises privées, de la FOSC ainsi que des publications ou des attestations écrites des autorités de surveillance et des organes de révision doivent être datés de douze mois au plus.
Si le cocontractant est une personne morale ou une société de personnes, la compagnie d’assurance doit prendre connaissance des dispositions de la procuration du cocontractant et vérifier l’identité des personnes qui signent les documents de la proposition au nom du cocontractant.
L’examen de l’identité se fait selon les prescriptions de l’art. 4, al. 1 ou par l’obtention d’une simple copie d’une pièce d’identité officielle munie d’une photo et de la signature de la personne qui signe les documents de la proposition.
Remarques préliminaires
L’intermédiaire financier est tenu de vérifier l’identité du cocontractant à l’appui de documents originaux probants. Cette procédure tend à la transparence des relations d’affaires dans le secteur financier. Les blanchisseurs d’argent éventuels ne doivent pas pouvoir rester anonymes dans leurs agissements criminels. L’identification du cocontractant rend finalement plus difficile le placement de valeurs patrimoniales provenant d’un crime ou du financement du terrorisme (voir commentaire sur l’art. 3 du règlement).
L’art. 5 définit de manière exhaustive quels sont les documents probants permettant de vérifier l’identité d’une personne morale. Si ces documents font défaut, s’ils sont entachés d’un vice ou ne sont plus actuels, la vérification de l’identité doit se faire selon l’art. 6 du règlement.
En règle générale, dans la pratique, les associations ne sont ni inscrites au registre du commerce, ni ne font l’objet d’une révision par une société d’audit. C’est pourquoi elles ne peuvent généralement faire l’objet d’une vérification d’identité qu’au moyen de leurs statuts ou d’autres documents de l’association. Comme ces documents reflètent également les conditions actuelles lorsqu’ils datent de plus de 12 mois, ils peuvent être acceptés. Par contre, si une association est inscrite au registre du commerce, l’extrait de ce registre ne peut pas dater de plus de 12 mois.
Parmi les possibilités admises pour vérifier l’identité, il est fait une distinction entre personnes morales et sociétés de personnes avec et sans inscription au registre du commerce.
En sus de l’identification de la personne morale et/ou de la société de personnes, il y a lieu de vérifier selon art. 4 R OAR-ASA l’identité des personnes physiques agissant au nom de la personne morale et/ou de la société de personnes.
Ad art. 5:
Au cas où des relations sont établies avec des associations à but économique, avec des fondations, avec des trusts ou avec des masses de biens similaires rendues juridiquement indépendantes, il est recommandé de faire procéder à un examen isolé du cas par le service spécialisé pour la lutte contre le blanchiment d’argent propre à la compagnie d’assurance.
Au moment de nouer des relations avec des personnes morales, le collaborateur chargé de la vérification de l’identité devrait se poser les questions fondamentales suivantes:
- La personne morale existe-t-elle en bonne et due forme?
- Est-elle inscrite au registre du commerce?
- Les organes de la société ont-ils été nommés régulièrement?
- Quel est le but de la personne morale ou de la société?
- Quelles sont les affaires que la société peut traiter en général ou raisonnablement?
- Quelles sont les personnes qui peuvent représenter la personne morale?
Tombent sous la notion de "personnes morales" au sens du règlement les sociétés anonymes (art. 620 ss CO), les sociétés en commandite par actions et les sociétés à responsabilité limitée (art. 772 ss CO), les sociétés coopératives (art. 828 ss CO), ainsi que les associations (art. 60 ss CC) et les fondations (art. 80 ss CC).
Les sociétés en nom collectif (art. 552 ss CO) et les sociétés en commandite (art. 594 ss CO) sont des sociétés de personnes dotées de la capacité juridique. Dans le commentaire, seuls seront utilisés ci-après, à des fins de simplification, les termes de "personne morale" pour toutes les personnes morales et sociétés de personnes mentionnées ci-dessus.
Une société simple n’est pas une personne morale. Dans le cas d’une société simple, le contrat d’assurance est conclu avec chacun des associés (voir aussi De Capitani, op. cit. Komm. zu Art. 3 GwG N 23 ff.).
L’identité des sociétés de personnes sans personnalité juridique doit être vérifiée selon les principes régissant la vérification de l’identité des personnes physiques. Les représentants doivent apporter la preuve de leur pouvoir de représentation (par exemple au moyen d’un procès-verbal d’assemblée).
Pour la vérification de l’identité de la personne morale et/ou de la société de personnes avec personnalité juridique, ayant son siège à l’étranger, il s’agit d’examiner en une première étape s’il existe une inscription dans un registre (par ex. "Certificate of incorporation"). Si une telle inscription fait défaut, l’identité du cocontractant est à vérifier à l’appui de documents équivalents selon art. 5, al. 2 ("Memorandum and articles of associations").
Milieux juridiques anglo-saxons:
Le Certificate of incorporation confirme l’existence de la société.
Memorandum and articles of association sont les statuts de la société. Ceux-ci sont particulièrement importants en raison de la doctrine "doctrine ultra vires" anglo-saxonne.
Certificate of incumbency: liste des personnes habilitées à représenter ("directors") avec Board resolution qui confirme que la personne en question a été autorisée et de quelle manière ("joint signature") et, le cas échéant, dans quelle mesure (par exemple, des limites de montants) elles peuvent signer pour la société.
Si le pays du siège de la compagnie d’assurance admet des formes juridiques non reconnues en droit suisse, il faudra contrôler de cas en cas sur la base de quels documents il peut être procédé sans doute aucun à la vérification de l’identité du cocontractant.
Al. 1:
Les extraits du Registre du commerce datant de douze mois au maximum, les publications dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC) et dans l’Index central des raisons de commerce de la Confédération (ZEFIX) ou un actuel Teledata/Creditreform/Bisnode D&B-Print, des publications et attestations des autorités de surveillance sont admis pour l’identification d’une personne morale inscrite au registre du commerce (par ex. mention du cocontractant sur le site Internet de la FINMA) ou attestations de l’organe de révision.
En présence d’indices selon lesquels l’inscription au registre du commerce a été modifiée au cours des douze derniers mois, il faut exiger un extrait actuel dudit registre.
Al. 2:
La vérification de l’identité de personnes morales et de communautés (associations, fondations, communautés de propriétaires par étage, établissements et corporations de droit public) non inscrites au registre du commerce doit s’effectuer à l’aide de statuts ou de documents équivalents. Les documents ayant servi à la documentation ne doivent pas être légalisés officiellement. Dans la pratique, mais c’est rare, la vérification de l’identité du cocontractant peut se faire au moyen d’une autorisation de la police du commerce (patente).
Al. 3:
Sous al. 3, il est précisé que la règle fondamentale selon laquelle les extraits des registres et attestations des autorités de surveillance, etc. utilisés pour la vérification de l’identité ne doivent pas dater de plus de 12 mois s’applique à toutes les personnes morales (peu importe qu’elles soient inscrites ou non dans un registre).
En plus de la vérification de l’identité de la personne morale ou de la société de personnes possédant la personnalité juridique:
- il y a obligation de prendre connaissance des dispositions relatives à l’octroi des pouvoirs du cocontractant et
- de vérifier l’identité des personnes physiques agissant envers la compagnie d’assurance pour le cocontractant. Il s’agit là d’une forme simplifiée de la vérification d’identité: le représentant de la personne morale peut établir lui-même une copie de la pièce d’identité et l’adresser à la société d’assurance par La Poste ou par voie électronique. Ceci à la différence des règles s’appliquant à la vérification de l’identité d’une personne physique en tant que cocontractant.
Seule doit être vérifiée l’identité des personnes physiques agissant au nom du cocontractant (signataires des documents de la proposition) vis-à-vis de la compagnie d’assurance au moment de l’ouverture de relations commerciales (et non celle de toutes les personnes autorisées à signer inscrites au registre), et une copie des pièces d’identité est à verser au dossier.