Si le cocontractant ne dispose d’aucun document d’identité permettant la vérification de son identité au sens du présent règlement, son identité peut, exceptionnellement, être vérifiée sur la base d’autres documents probants. Les confirmations de services officiels, un rapport de gestion actuel signé par l’organe de révision ou des documents similaires peuvent tenir lieu de documents de remplacement probants. Cette vérification d’identité à l’aide de documents de remplacement probants doit être motivée dans une note à verser au dossier.
Remarques préliminaires
L’intermédiaire financier est tenu de vérifier l’identité du cocontractant au moyen de documents originaux ayant force probatoire, avant la conclusion du contrat, c’est-à-dire avant l’établissement/ouverture de la relation d’affaires au stade des négociations. Cette procédure tend à la transparence des relations d’affaires dans le secteur financier.
Des documents servant à l’identification des personnes physiques ou des personnes morales peuvent faire défaut.
On parle d’absence de documents si ceux-ci ne peuvent pas être produits pour vérifier l’identité de personnes physiques (voir art. 4 du règlement) ou pour vérifier l’identité de personnes morales (voir art. 5 du règlement).
Ad art. 6:
Si, dans un cas concret, le cocontractant ne peut pas produire les documents nécessaires pour la vérification de l’identité selon les articles 4 ou 5 du règlement, le service spécialisé interne de lutte contre le blanchiment d’argent de la compagnie d’assurance fixe quels sont les documents de remplacement entrant en ligne de compte.
Peuvent tenir lieu de documents de remplacement les confirmations de services officiels, un permis d’établissement délivré par la commune, une attestation de domicile, un acte de naissance, un livret de famille, une confirmation de séjour par la direction d’un home (maison de retraite, maison médicalisée) ou un rapport de gestion actuel signé par l’organe de révision.
Si le cocontractant ne peut pas se procurer un document ayant force probante de la part de son Etat d’origine (voir art. 4, al. 1 du règlement), il doit produire une attestation d’identité émise par l’autorité compétente de son lieu de domicile.
La note portant justification de l’exception doit être classée avec la proposition.