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Der Gap zwischen Möglichkeiten und Wirklichkeit der digitalen Verwaltung wächst seit viel Jahren. Bekannte ungelöste Probleme werden zurückgestellt zugunsten von Initiativen, die in der Öffentlichkeit oder in der Bürokratie populär sind. In der Gesundheitskrise hat sich nun gezeigt, dass die Mischung aus Komplexitätswachstum und Notwendigkeit zur schnellen Reaktion das politisch-administrative System überfordert, viele populäre Projekte ohne Relevanz sind, dafür aber traditionelle E-Government-Kompetenzen sich unerwartet bewähren. Der Vortrag gibt einen Überblick über die aktuell grössten Herausforderungen und beschreibt was notwendig ist, um die Verwaltung digital zu transformieren. Das Notwendige zu tun ist nicht hinreichend, aber es hilft, den Verwaltungsmitarbeitenden eine Zukunftsperspektive aufzuzeigen und schafft die Voraussetzungen dafür, die Resilienz des politisch-administrativen Systems langfristig zu erhalten.

Abnahmeprotokolle in Papierform, abgelehnte e-ID, elektronische Klage und Klageantwort in Papierform: Unternehmen in der Schweiz stehen mitten im Digitalierungsalltag. Welche Schritte sind aus Unternehmenssicht dringend, um Prozesse erfolgreich zu digitalisieren? Wo hapert’s im Umgang mit den Behörden am meisten? Was kann konkret getan werden, um dies zu beschleunigen?

Grosse Organisationen wollen heute agil und dezentral digitale Angebote entwickeln und betreiben können und gleichwohl organisationsweit ein einheitliches Angebot schaffen. Das gilt genauso für die digitale Verwaltung Schweiz. Auch wenn die Ausgangslage für die öffentliche Hand herausfordernder ist, lassen sich Parallelen ziehen. Das Referat von Andrey zeigt Wege auf, wie die Verwaltung digital zeitgemäss und und vor allem zügiger vorwärts kommen kann.

Am 7. März 2021 wurde das E-ID-Gesetz vom Stimmvolk deutlich abgelehnt. Die Notwendigkeit einer E‑ID ist jedoch weitgehend unbestritten: sechs gleichlautende Motionen für eine «Vertrauenswürdige, staatliche E‑ID» sind bereits am 10. März 2021 im Nationalrat eingereicht worden. Wo stehen wir heute? Wie geht es mit der E‑ID weiter?

Der Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 im Hinblick auf die Schaffung eines Rahmens für eine europäische digitale Identität sieht vor, dass die Mitgliedstaaten den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen digitale Brieftaschen zur Verfügung stellen, in denen sie ihre nationale digitale Identität mit Nachweisen persönlicher Attribute (z. B. Führerschein, Abschlusszeugnisse, Bankkonto usw.) verknüpfen können. Diese Brieftaschen können von Behörden oder privaten Einrichtungen bereitgestellt werden, sofern sie von einem Mitgliedstaat anerkannt sind. Dank der neuen Brieftaschen werden alle Europäerinnen und Europäer online auf Dienste zugreifen können, ohne private Identifizierungsmethoden nutzen oder unnötig personenbezogene Daten weitergeben zu müssen. Mit dieser Lösung erhalten sie die volle Kontrolle über die Daten, die sie weitergeben.

Dieser Projektbericht zeigt, wie der Prozess der Kurzarbeitentschädigung im Frühling 2020 kurzfristig automatisiert wurde. Der neue Prozess ist interaktiv und medienbruchfrei – alle Eingaben erfolgen in einem online-Formular; der Antrag wird von der Behörde geprüft und kann bei Bedarf iterativ ergänzt werden; das fertige Gesuch wird direkt in der Geschäftsverwaltung der Behörde erfasst. Die Digitalisierung ermöglicht eine bessere Erfüllung der politischen Ziele und der Bedürfnisse der Bürger. Die automatisierte Lösung eignet sich für die Abwicklung aller administrativen Prozesse.

Die Entwicklung der IT-Anwendungen der österreichischen Justiz hat beginnend mit den 1980er-Jahren schrittweise zur Unterstützung praktisch aller Bereiche der Justiz durch IT-Applikationen geführt. Aktuell setzt das (ö)Bundesministerium für Justiz mit dem Projekt "Strategische Initiative Justiz 3.0" das Ziel einer vollständig digitale Verfahrensabwicklung um. Der digitale Justizarbeitsplatz umfasst u.a. ein justizweit einheitliches eAktensystem, elektronische Workflows, Textverarbeitung mit Zugriff auf Verfahrensdaten und eine elektronische Plattform, die die genannten und weitere wesentliche Anwendungen in übersichtlicher Form integriert. Das Referat beleuchtet Entwicklung, status quo und die Richtung, in die die weitere Reise der Justiz-IT gehen kann.

Die Hauptziele des Projekts Justitia 4.0 sind die Verbreitung der elektronischen Kommunikation in der Justiz, inkl. elektronische Akteneinsicht, via eine einzige Plattform "Justitia.Swiss" und die Einführung der elektronischen Akte in den Justizbehörden (Staatsanwaltschaften und Gerichte). Die öffentliche Ausschreibung der Plattform soll demnächst starten. Die Arbeitsweise der Richterinnen und Richter, der Staatsanwältinnen und Staatsanwälte sowie der involvierten Mitarbeiter wird sich mit der Einführung der elektronischen Akte verändern. Um weiterhin eine effiziente und qualitativ gute Justiz zu bewahren, sollen ihnen neue Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden. Die Bedürfnisse und die Strategie der Justizbehörden bezüglich elektronischen Führung und Bearbeitung von eAkten sollen während des Sommers erhoben werden und anschliessend wird das Projekt den Justizbehörden massgeschneiderte Lösungen oder Teillösungen zur Umsetzung anbieten. Die Anwaltschaft wird ebenfalls die Chance haben, seine Abläufe zu optimieren und die Kommunikation mit den Behörden effizienter zu gestalten. Sie ist in den Projektgremien involviert und kann somit ihre spezifische Bedürfnisse einbringen.

Mit dem Bundesgesetz über die Plattform für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ) werden die gesetzlichen Grundlagen für die verpflichtende elektronische Aktenführung, -einsicht, -weitergabe auf Behördenseite geschaffen. Zudem sollen die professionellen Rechtsanwender (insbesondere Justizbehörden und die Anwaltschaft) nur noch elektronisch miteinander kommunizieren.

The presentation will deal with selected jurisprudences about the advertising of blockchain projects around the world. Further, Gabriel will discuss the "publicity principle", which is well-known in property law, applied in the context of off-chain transfers.

Über Digitalisierung und Automatisierung sprechen wir schon eine ganze Weile. Schön können wir nun verkünden: «The new normal is ... Papier». Im internationalen Vergleich hinken wir in der Schweiz hinterher, Digitalisierungsprojekte stottern oft bzw. scheitern ganz. Auch der Behördenverkehr läuft nach wie vor nicht medienbruchfrei, das hat nicht erst die Pandemie gezeigt. Immer wieder landen wir bei Papierversionen, handschriftlich unterzeichneten Urkunden. Nach wie vor ist die direkte Integration von Informationen, das effiziente und effektive Entgegennehmen und Abarbeiten von Eingaben, die Ausnahme. Weder Fax noch digital signierte PDF Dokumente sind eine Lösung, auch zweites greift zu kurz. Nationalrat Andri Silberschmidt nimmt das Thema mit seiner Motion «Vollständig digitale Unternehmensgründung sicherstellen» vom 16.03.2021 (21.3180, Curia Vista) auf. In ähnlicher Weise betroffen sind z.B. Geschäfte rund um den Erwerb von Liegenschaften und die digitale Informationsübermittlung an die Grundbuchämter. Will man die Wirtschaft und den Verwaltung unterstützen, müssen neue Wege beschritten werden, bereits bestehende Werkzeuge sollten besser genutzt werden. Der Blick auf ein idealerweise handschriftlich unterzeichnetes Dokument greift hier zu kurz. Der vierte Teil des Weblaw Forum LegalTech nimmt sich dem Thema Dokumentenautomatisierung an. Die Thematik soll weit verstanden werden. Idealerweise werden Geschäfte und Prozesse digitalisiert und automatisiert. Das Ziel von sinnvollem Arbeiten – hüben wie drüben – sind vollständig digitalisierte und applikationsübergreifende Prozesse. Aber auch das Erarbeiten oder Verwenden von «einzelnen» Dokumenten gerät immer stärker in den Fokus. Die Bandbreite der Themen ist gross: Ein sehr spannendes Projekt trägt den Namen oneNDA. Geheimhaltungsvereinbarungen werden häufig verwendet, nicht nur bei bei grossen Geschäftsübernahmen. Sie gehören quasi zur Grundausstattung eines Rechtsdienstleisters. Über ein Crowdsourcing wurde nun eine standardisierte Vorlage für ein NDA erstellt. Dieses steht der «Rechtscommunity» zur Verfügung, innert kürzester Zeit fand es breite Akzeptanz. Aktuell wird die Vorlage von rund 369 Firmen und Kanzleien eingesetzt. Was sind die Treiber einer solchen Entwicklung? Welche Auswirkungen kann das haben? Warum sind Grosskanzleien sogar im Steering Committee vertreten? Und kann man daraus auch Schlüsse ziehen für Vorlagen und Muster hiesiger Anbieter? Das nächste Modul ist bereits in Arbeit und trägt den Arbeitstitel «M&A». Saubere Formatvorlagen in mehreren Sprachen, Klauseldatenbanken, Prüfmechanismen, Beilagenmanagement aber auch Automatismen zum Erstellen von CVs oder Referenzen sind nicht nur in grösseren Kanzleien wichtig. Sauberes Paperwork bedeutet viel Arbeit – und entsprechend viel kann automatisiert werden. Will man seine angestammte Arbeitsumgegung nicht verlassen, helfen dazu Office-Addins von spezialisierten Anbieterinnen und Anbietern. Dies hat aber nicht nur mit Arbeitserleichterung und Effizienzgewinnen zu tun. Idealerweise führen entsprechende Werkzeuge zu sauberen, fehlerfreien und qualitativ hochstehenden Dokumenten. Will man den Kreis schliessen dürfte die Schlussfolgerung sein, dass automatisierte Dokumentenpakete oder Prozesse von allem Anfang an entsprechende Überlegungen mit einbeziehen.

Die E-Rechtssicherheit und der elektronische Rechtsverkehr mit den Behörden haben aus bekannten Gründen eine hohe Priorität erhalten. Einige Anwaltskanzleien haben die Chance genutzt, weitere Prozesse erfolgreich zu digitalisieren. Markus Loher berichtet über seine Erfahrungen bei der Umsetzung in einigen Anwaltskanzleien. Er bringt Ordnung in die Begriffsvielfalt und vertritt dediziert die Meinung, nicht länger zuzuwarten, weil erprobte Tools zur Verfügung stehen.

Die digitale Gründung von juristischen Personen erfordert eine feine Abstimmung zwischen den Gründern, Notaren und den Handelsregisterbehörden. Am Beispiel des Projektes Drakkensberg AG zeigt Ulrich Schimpel auf, wie die technische Abwicklung einer AG-Gründung funktionieren kann. Zlatina Ivanova widmet sich anschliessend den juristischen Aspekten der digitalen Gründung von Aktiengesellschaften und den damit zusammenhängenden rechtlichen Herausforderungen sowie Entwicklungen im Bereich der elektronischen öffentlichen Beurkundung.

Die digitale Gründung von juristischen Personen erfordert eine feine Abstimmung zwischen den Gründern, Notaren und den Handelsregisterbehörden. Am Beispiel des Projektes Drakkensberg AG zeigt Ulrich Schimpel auf, wie die technische Abwicklung einer AG-Gründung funktionieren kann. Zlatina Ivanova widmet sich anschliessend den juristischen Aspekten der digitalen Gründung von Aktiengesellschaften und den damit zusammenhängenden rechtlichen Herausforderungen sowie Entwicklungen im Bereich der elektronischen öffentlichen Beurkundung.

Für Standard-Dokumente werden in vielen Kanzleien bereits Dokumentenautomations-Lösungen eingesetzt, die viele Vorteile, wie z.B. Zeitersparnis, mit sich bringen. Doch wie sieht es bei der weiteren Bearbeitung dieser und Neuerstellung individueller Dokumente aus: Hier können Office-Addins helfen und sind somit eine ideale Ergänzung zur weiteren Effizienzsteigerung.

Im Zentrum des Datenschutzes für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – und damit des Inputs – steht Art. 328b OR, dessen rechtliche Tragweite wohl auch nach dem jüngsten Bundesgerichtsurteil umstritten bleibt. Es gibt aber noch weitere Normen zum Schutz der Persönlichkeit, die im Arbeitsverhältnis zu beachten sind, etwa das Recht am eigenen Bild oder Einschränkungen der Überwachungsmöglichkeiten.

Der internationale Transfer von Personendaten ist zur Herkulesaufgabe für Unternehmen geworden. Wie kann die Umsetzung angepackt werden? Wie umgehen mit immer neuen Lösungsansätzen, neuen Klauseln oder internationalen Verträgen? Lösungsansätze und Diskussionspunkte.

Covid-19 bringt es mit sich, dass Gesundheitsdaten in aller Munde sind. Diese sind gemäss Gesetz besonders schützenswerte Daten. Je nach Tätigkeit ist nicht nur der Datenschutz, sondern auch die berufliche Schweigepflicht wenn nicht sogar das Amtsgeheimnis zu beachten. Zusätzlich können kantonale (Datenschutz-)Gesetze eine wichtige Rolle spielen.