FAQ Mailinglisten

1. Pourquoi est-ce que je ne reçois aucun mail? ^

Dans la liste suivante figurent les explications possibles au cas où aucun mail n'est réceptionné via la liste.

1. L’adresse électronique n’a pas été remplie correctement dans le formulaire et n’est dès lors pas correctement enregistrée dans la banque de données des adresses électroniques. Une fois la session ouverte, il est possible de contrôler les données qui ont été enregistrées dans les paramètres personnels (« Paramètres utilisateur »).
2. La compilation d’e-mails (digest d’e-mails) est envoyée à 23:59 heures avec en objet « mail Digest 24 Jan 2008 22:59:00 -0000 Issue 14 » (avec à chaque fois la date et le numéro de sortie adaptés). Ainsi, la compilation d’e-mails paraît le matin, ensemble avec tous les spams envoyés dans le courant de la nuit, et risque d’être effacée par erreur avec ceux-ci. La définition d’une règle de message (cf. Comment compiler des mails de la liste de diffusion dans un dossier séparé ?) peut permettre d’éviter ce problème.
3. Il est possible que des mails de la liste de diffusion soient considérés comme des spams et atterrissent directement dans le dossier des courriels indésirables. Cela peut être le cas, car ce n’est pas l’adresse électronique du destinataire qui apparaît, mais l’adresse électronique de la liste.
4. Si aucune de ces aides n’aboutit, nous vous prions alors de bien vouloir prendre contact avec votre administrateur et/ou votre fournisseur de messagerie pour vérifier si les paramètres de messagerie sont corrects au niveau du serveur et si les contributions de la liste de diffusion sont à la rigueur rejetées déjà avant qu’elles n’arrivent dans la boîte mail.

2. Pourquoi mes contributions n'apparaissent-elles pas? ^

Chacune des contributions est contrôlée par l’exploitant de la liste. Cela dure ainsi un certain temps jusqu’à ce que des contributions envoyées à la liste de diffusion soient adressées à chacun des participants.

L’exploitant de la liste de diffusion accepte uniquement des contributions d’expéditeurs dont l’adresse électronique est enregistrée. Si vous avez enregistré l’adresse générale de votre étude (p.ex. info@votreetude.ch), mais que vous avez envoyé vos e-mails via une adresse électronique personnelle (p.ex. prenom.nom@votre etude.ch), votre contribution sera alors automatiquement rejetée.

3. Qui reçoit ma réponse à une contribution? ^

Une réponse donnée à une contribution par le biais de la liste de diffusion est renvoyée également automatiquement via la liste de diffusion. La réponse est ainsi accessible à tous les participants et paraît dans les archives, ce qui est dans l’intérêt d’une liste de diffusion.

Si un participant veut envoyer une réponse privée uniquement au rédacteur de la contribution, il peut alors utiliser l’adresse électronique privée de celui-ci qui est visible dans la contribution d’origine.

4. Comment enregistrer des mails de la liste de diffusion dans un dossier séparé ? ^

Instruction pour MS Outlook:

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Assistant Règles ».
2. Créez une nouvelle règle de type « Vérifier les messages à mon arrivée » en cliquant sur « Nouveau » (cliquez sur « Suivant »).
3. Condition à vérifier : Sélectionnez l’option « La liste de distribution a été envoyée à une personne ».
4. Cliquez dans la description de la règle sur « une personne/liste de distribution » et sélectionnez (créez le cas échéant) le contact avec l’adresse de la liste de diffusion (bouton (« À -> »). Cliquez sur « Suivant ».
5. Que faire avec ce message ? : Sélectionnez l’option « Déplacer dans le dossier cible ».
6. Dans la description de la règle, cliquez sur « Dossier cible » et sélectionnez le dossier souhaité de la liste ou créez un nouveau dossier. Confirmez en cliquant « OK » et cliquez sur « Suivant ».
7. Des exceptions ne sont pas nécessaires. Cliquez sur « Suivant ».
8. Donnez un nom à la règle.
9. Confirmez en cliquant sur « Terminer ».

Instruction pour MS Outlook Express:

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils », « Règles de Message » et « Courrier… ».
2. En cliquant sur « Nouveau », créez une nouvelle règle avec les critères suivants :
   1. Conditions pour la règle : Contient les destinataires « Destinataires » dans la ligne « À : » ainsi que dans la ligne « CC : » (deux options).
   2. Conditions pour la règle : Déplacer dans le dossier « … ».
   3. Dans la description de la règle, cliquez chacun des mots cliquables et modifiez comme suit :
      • Remplacez « Destinataires » par l’adresse de liste de diffusion souhaitée (2x).
      • Remplacez « et » par « ou » au moyen de l’option « Les messages répondent à un critère au moins ».
      • Remplacez (le dossier) « ... » par le dossier souhaité, qui peut être sélectionné de la liste ou être nouvellement créé.
   4. Donnez un nom à la règle.
3. Confirmez en cliquant « OK ».

5. Comment désactiver le message d'absence pour la liste de diffusion ? ^

Afin d’éviter l’envoi de messages d’absence au modérateur et, le cas échéant, aux autres participants, les messages d’absence devraient au moins être supprimés pour la Swisslawlist. Vous pouvez le faire de la manière suivante :

Instruction pour MS Outlook :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Assistant Règles ». Ici figure déjà une règle qui répond aux e-mails réceptionnés dans un certain délai (durée de l'absence) au moyen d'un modèle défini (message d'absence).
2. Cliquez sur « Modifier ».
3. Cliquez sur « Suivant », jusqu'à ce qu'apparaisse la possibilité de « Sélectionner une ou des exceptions (si nécessaire) ».
4. Sélectionnez alors l'option « sauf s'il est adressé à personnes ou groupe public ».
5. Cliquez dans la description de la règle sur « une personne/liste de distribution » et sélectionnez (créez le cas échéant) le contact avec l’adresse de la liste de diffusion (bouton (« À -> »). Cliquez sur « Suivant ».
6. Cliquez sur « Terminer » pour activer la règle modifiée.

 
Instruction pour MS Outlook Express :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils », « Règles de Message » et « Courrier… ».
2. En cliquant sur « Nouveau », créez une nouvelle règle avec les critères suivants :
3. Conditions pour la règle : Contient les destinataires « Destinataires » dans la ligne « À : » ainsi que dans la ligne « CC : » (deux options).
4. Actions pour la règle : Arrêter de traiter plus de règles (tout en bas).
5. Dans la description de la règle, cliquez chacun des mots cliquables et modifiez comme suit :
   • Remplacez « Destinataires » par l’adresse de liste de diffusion (2x).
   • Remplacez « et » par « ou » au moyen de l’option « Les messages répondent à un critère au moins ».
   • Remplacez (le dossier) « ... » par le dossier souhaité, qui peut être sélectionné de la liste ou être nouvellement créé.
6. Donnez un nom à la règle.
7. Confirmez en cliquant « OK ».
8. Dans la fenêtre « Règles de Message » affichée à l'origine, déplacez cette nouvelle règle d'exception vers le haut (bouton « Vers le haut »).

6. Comment désactiver l'option de confirmation de lecture pour la liste de diffusion ? ^

EXPÉDITEUR :

Instruction pour MS Outlook :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Options ».
2. Sur l'onglet « Préférences », sous le titre « Messagerie », cliquez le bouton « Option de la messagerie ».
3. Dans la nouvelle fenêtre, sous le titre « Gestion des messages », cliquez le bouton « Options de suivi ».
4. Décochez la case entourée de l'option « Demander une confirmation de lecture pour ce message », « Confirmation de lecture » ou autre (texte différent sur la version du logiciel). Désormais, plus aucune confirmation de lecture ne sera demandée.

 
Instruction pour MS Outlook Express :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Options ».
2. Sélectionnez l'onglet « Confirmations ».
3. Sous le titre « Demande de confirmation de lecture », décochez la case entourée de l'option « Confirmer la lecture de chaque message que j'envoie ». Désormais, plus aucune confirmation de lecture ne sera demandée.

 
DESTINATAIRE :

Instruction pour MS Outlook :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Options ».
2. Sur l'onglet « Préférences », sous le titre « Adresse de messagerie », cliquez le bouton « Options de messagerie ».
3. Dans la nouvelle fenêtre, sous le titre « Gestion des messages », cliquez le bouton « Options de suivi ».
4. Dans la partie inférieure de la nouvelle fenêtre se trouve le texte « Utilisez cette option pour décider comment répondre aux demandes de confirmation de lecture ».
5. En dessous de ce texte se trouvent trois options, l'option standard sélectionnée étant « Me demander avant d'envoyer une réponse ».
6. En sélectionnant l'option alternative « Toujours envoyer une réponse », une réponse sera automatiquement envoyée pour les demandes de confirmation de lecture sans qu'il faille confirmer manuellement.
7. En sélectionnant l'option alternative « Ne jamais envoyer de réponse », l'envoi de confirmations de lecture est de manière générale supprimé.

 
Instruction pour MS Outlook Express :

1. Sélectionnez dans la barre de menus « Outils » puis « Options ».
2. Sélectionnez l'onglet « Confirmations ».
3. Sous le titre « Renvoi de confirmation de lecture » figurent trois options, l'option standard sélectionnée étant « Être averti à chaque confirmation de lecture ».
4. En sélectionnant l'option alternative « Ne jamais envoyer de confirmation de lecture », l'envoi de confirmations de lecture est de manière générale supprimé.
5. En sélectionnant l'option alternative « Toujours envoyer une confirmation de lecture », une réponse sera automatiquement envoyée pour les demandes de confirmation de lecture sans qu'il faille confirmer manuellement.
6. En sélectionnant l'option supplémentaire « Sauf si le message est envoyé à une liste de publipostage et que mon nom ne figure pas dans les lignes À ou CC », l'envoi de confirmations de lecture pour contributions est supprimé par le biais de la Swisslawlist.

7. Comment activer et désactiver le digest d'e-mails (compilation d'e-mails)? ^

Lorsque le digest d'e-mails est activé, les contributions ne sont pas envoyées séparément par la liste de diffusion, mais une fois par jour (à 23:59 heures) par le biais d'une compilation d'e-mails. L'e-mail envoyé contient une table des matières ainsi que chacune des contributions comme document joint. Ainsi est-il toujours possible de répondre à chacune des contributions.

Le digest d'e-mails peut être activé ou désactivé dans les paramètres personnels :

1. Connectez-vous à votre liste de diffusion avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
2. Cliquez dans la navigation sur « Paramètres utilisateur ».
3. Cliquez sur « Adresses e-mail ».
4. Sous le mot-clé « Swisslawlist », choisissez si vous souhaitez activer ou désactiver le digest d'e-mails.
5. Enregistrez la préférence souhaitée en cliquant sur « Enregistrer ».
6. Pour retourner à la liste de diffusion, vous pouvez soit opter pour le lien « Retour au service », soit fermer manuellement la fenêtre contextuelle.

Remarque : On a pu constater à plusieurs reprises des problèmes d'affichage en relation avec l'utilisation de MS Outlook Express. Dans ce cas, il est recommandé de désactiver le digest d'e-mails.

8. Comment modifier mon adresse électronique ? ^

L’adresse électronique enregistrée peut être modifiée dans les paramètres personnels comme suit :

1. Connectez-vous à votre liste de diffusion avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
2. Cliquez dans la navigation sur « Paramètres utilisateur ».
3. Cliquez sur « Adresses e-mail ».
4. Cliquez à côté de votre adresse e-mail sur « Modifier ».
5. Vous pouvez désormais modifier l’adresse électronique.
6. Confirmez la modification en cliquant sur « Enregistrer ».