Die Idee für ein Projekt zur Einführung eines zentralen Nachweises für amtliche Dokumente – d.h. die zentrale Übersicht über amtliche Dokumente mit der Möglichkeit, den Zugang dazu zu beantragen – geht auf das Jahr 2008 zurück. Das Ziel war es, die Suche nach amtlichen Dokumenten zu vereinfachen. Eine erste Pilotanwendung wurde 2012 vom Bundesarchiv BAR entwickelt und getestet. Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz dieser Anwendung waren aber nicht gegeben und das Vorhaben wurde sistiert. Ende 2019 erhielt das Bundesarchiv den Auftrag zu prüfen, ob ein zentrales Register weiterhin die beste Lösung ist, um Informationen zu suchen und Zugang zu amtlichen Dokumenten zu erhalten.
Eine extern durchgeführte Evaluation durch das Beratungsunternehmen Infraconsult sowie interne Folgeabklärungen durch das BAR mit der Bundeskanzlei BK und dem Bundesamt für Justiz BJ haben gezeigt, dass ein Zentraler Nachweis einen Mehrwert für die Gesuchstellenden bringen würde. Je mehr Informationen ein Zentraler Nachweis enthält, desto grösser werden Aufwand und Kosten für die Bereinigung der Daten vor der Publikation, um insbesondere Daten- und Informationsschutz sicherzustellen. Während sich etwa die Datenbereitstellung weitgehend automatisieren lässt, ist dies bei der Datenbereinigung durch die Verwaltungseinheiten nur sehr beschränkt möglich. In keiner der geprüften Varianten für einen zentralen Nachweis war das Verhältnis von Aufwand, insbesondere bei der Bereinigung, und Mehrwert für die Öffentlichkeit in einem angemessenen Verhältnis. Deshalb bricht der Bundesrat das Projekt nun ab.
Der Bundesrat anerkennt jedoch ein Verbesserungspotential und beschliesst, dass die Verwaltungsstellen auf ihrer Website sowie auf einer zentralen Liste beim EDÖB einen Kontakt für die Behandlung von Anfragen gemäss Öffentlichkeitsgesetz (BGÖ) angeben. Diese Massnahme trägt zu einer einheitlicheren Unterstützung bei der Suche nach amtlichen Dokumenten bei.
Quelle: Medienmitteilung des Bundesrats vom 8. September 2021
