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Verwaltungsprozesse sind Service-Prozesse, die beim Kunden beginnen und beim Kunden enden. Die Überschreitung von organisatorischen Grenzen kann nur durch Interoperabilität funktionieren. Behördenübergreifende Wertschöpfungsketten sind eine Voraussetzung für effizientes und effektives E-Government¹.

Durch Reformprogramme wie New Public Management wurden Verwaltungen dezentralisierter, was zu mehr Abteilungen, Ämtern und externen Beteiligten führte, die für die Ausführung eines einzelnen Verwaltungsprozesses notwendig sind. Diese Beteiligten haben jeweils verschiedene Hierarchien, was zu Problemen im Management von Prozessen führen kann. Behördenübergreifende Prozesse ermöglichen die Vernetzung von Stakeholdern und die Schaffung von Geschäftswerten, sowie gegenseitigem Vertrauen. Des Weiteren sollten sie für «weichere» Formen von Verwaltungsmechanismen und Service Vereinbarungen sorgen. Das gemeinsame Ziel ist die Reduzierung der administrativen Hürden und erhöhte Kundenorientierung. Ein grundlegendes Problem von Verwaltungsprozessen ist, dass die einzelnen Ämter und Geschäftsstellen für sich arbeiten, ohne dabei an behördenübergreifende Zusammenarbeit zu denken. Dadurch entsteht ein so genanntes Interoperabilitätsproblem. Die verschiedenen Ämter in einer Verwaltung sind lose miteinander gekoppelt. Die gesamte Performance eines Prozesses hängt daher vom schwächsten Glied in der Prozesskette ab. Durch E-Government und Prozessorientierung lassen sich eine deutliche Verbesserung, sowie integrierte Behördenprozesse ableiten. Die Automatisierung der behördenübergreifenden Prozesse ist ausschlaggebend für die allgemeine Verbesserung der Servicebereitstellung.²

Bei KIAB ist nach der Kontrollhandlung das Anstoßen und Koordinieren von verschiedenen Verwaltungsprozessen erforderlich. Die Zusammenarbeit der KIAB-Teams mit anderen Behörden gleicht einem Kreislauf, der sich aus gegenseitiger Information, der Analyse von Risikofällen und den sich daraus ergebenden Kontrollen zusammensetzt. Weiters erfolgen die Nachbearbeitung der Kontrollen und die Erfassung der Betrugsfälle in KIAB-Online. Schließlich werden Kontrollmitteilungen oder Strafanträge an die jeweils zuständigen Behörden gestellt. Im Falle der Ausländerbeschäftigung, erhält beispielsweise das Arbeitsmarkt-Service eine Kontrollmitteilung. Innerhalb dieses Kreislaufes, sind wechselseitige Austauschbeziehungen möglich. Die IT-Unterstützung entlastet die operativen KIAB-Teams. Beispielsweise entfällt das wiederholte Kopieren von Beweismitteln bzw. die Führung von Papierakten. Die heutige Arbeitswelt erfordert rasche Reaktionen und eine ständige Anpassung von E-Government Anwendungen. Die Anwendung KIAB-Online vereinheitlicht die Ziele der behördenübergreifenden Zusammenarbeit und ist daher ein wesentliches Instrument zur Bekämpfung von Schwarzarbeit.

Generelle Verbesserungspotentiale für E-Government liegen in der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen, wie der Entwicklung eines föderalen Datenmodelles für den Gesamtstaat, das zur Zurückdrängung der Mehrfacherfassung von Bürger- und Unternehmensdaten entwickelt werden soll. Weitere Potentiale liegen in einem stärkeren Fokus auf den transorganisationalen Charakter von Verwaltungsprozessen, sowie in einer transorganisationalen und transnationalen Betrachtung von Prozessen, die auch Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung mit einbezieht. Weiters müssen IT-Lösungen gefunden werden, bei denen privater und öffentlicher Sektor interagieren. Das Problemfeld von Schnittstellen und Interoperabilität auf semantischer, technischer, organisatorischer und rechtlicher Ebene rückt dabei verstärkt in den Vordergrund. EProcurement ist ein möglicher Lösungsansatz für das übergreifende Zusammenspiel aus privatem und öffentlichem Sektor.

Gortmaker, Jeffrey, Janssen, Marijn, Automating Governmental Cross-Agency Processes Using Web Service Orchestration. A Gap Analysis. In: Hakim, L. (Hrsg.), Global E-Government. Theory Applications and Benchmarking, Idea Group Inc., Hershey, S. 52–64 (2007).
Makolm, Josef, Orthofer, Gerti, Holistic Approach, Stakeholder Integration and Trans-Organisational Processes. Success Factors of FinanzOnline. In: Makolm, J., Orthofer, G. (Hrsg.), E-Taxation: State & Perspectives. E-Government in the Field of Taxation: Scientific Basis, Implementation Strategies, Good Practice Examples, Trauner Verlag, Linz, S. 389–402 (2007).

Natalie Egger, Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtstraße 4, 1030 Wien AT
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