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Bis Ende 2009 war die Situation für EU-Unternehmen, die in anderen Mitgliedstaaten Leistungen für das Unternehmen in Anspruch nehmen und sich dann die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (als Vorsteuer) zurückerstatten lassen wollten, alles andere als komfortabel. Der diesbezügliche Antrag konnte nämlich nicht im Ansässigkeitsstaat, sondern nur im Erstattungsstaat und noch dazu nur in Papierform eingereicht werden. Dies führte dazu, dass große Mengen von Papier (Anträge, Belege, Rückfragen, Erledigungen) quer durch Europa geschickt wurden und der damit verbundene bürokratische Aufwand insbesondere durch die vielfachen Sprachbarrieren noch verschärft wurde. Erledigungsdauern von mehreren Jahren waren daher in diesem Bereich der EU-Steuerverwaltungen keine Seltenheit.

Die EU hat auf diese Situation durch die Erlassung der Richtlinie2008/9/EG vom 12.02.2008 zur Regelung der Erstattung der Mehrwertsteuer sowie der Verordnung (EG) Nr.143/2008 vom 12.02.2008 hinsichtlich der Einführung von Verwaltungsvereinbarungen und des Informationsaustausches reagiert. Dadurch wurde ab 01.01.2010 eine wesentlich vereinfachte Abwicklung dieses internationalen Verwaltungsprozesses gewährleistet:

• Antragstellung ausschließlich elektronisch (UID-Nummer)
• Antragstellung über Portal im Ansässigkeitsstaat
• Übermittlung genormter Rechnungsdaten (keine Originalrechnungen)
• automatisierte Prüfung und Weiterleitung an Erstattungsstaat
• Verzinsung des Erstattungsbetrages bei verspäteter Zahlung

Die österreichische Finanzverwaltung hat für die Umsetzung dieser Vorgaben die bestehenden Back-Office IT-Systeme sowie das Front-Office-Portal FinanzOnline entsprechend erweitert und mit den erforderlichen EU-Schnittstellen synchronisiert. Das IT-Team der Europäischen Kommission (ITSM) überprüft das Funktionieren dieser Schnittstelle bei allen Mitgliedstaaten. Österreich hat bereits am 21.09.2009 als erster Mitgliedstaat diese Conformance-Tests erfolgreich abgeschlossen.

Österreichische Unternehmen können daher ab 01.01.2010 über FinanzOnline einerseits strukturierte elektronische Anträge auf Umsatzsteuerrückerstattung aus allen EU-Staaten stellen und erhalten andererseits die diesbezüglichen Empfangsbestätigungen sowie die endgültigen Erledigungen (decisions) aller EU-Finanzverwaltungen in ihre FinanzOnline DataBox zugestellt.