1.
Einleitung, Motivation ^
[1]
Wie jede komplexe Organisation ist auch die Europäische Union auf verlässliche und sichere umfangreiche elektronische Dienste angewiesen. Aktuelle Grundlage für die Entwicklung und Fortschreibung des Portfolios der IT-Dienste der EU ist das ISA-Programm (Interoperability Solutions for European Public Administrations), das für den Zeitraum 2010 bis 2015 aufgelegt wurde und dessen Nachfolgeprogramm ISA2 ab 2016 in Kraft ist. Das ISA-Programm unterstützt die Entwicklung von Werkzeugen, Diensten und Rahmenwerken im Bereich EGovernment/E-Justice für die Europäische Union und deren Mitgliedsstaaten.
[2]
CIRCABC ist ein wichtiger Baustein in der Umgebung von elektronischen Diensten, die das Directorate-General for Informatics (DIGIT) der EU-Kommission der Öffentlichkeit zur Verfügung stellt. CIRCABC ist eine webbasierte Anwendung, die die Zusammenarbeit von Nutzern über das Internet unterstützt und mit der Informationen und weitere Ressourcen ausgetauscht und genutzt werden können. Diese Klasse von Diensten wird im deutschsprachigen Raum Kollaborationsplattform (E-Collaboration Platform) genannt, weitere Schlagworte in diesem Zusammenhang sind Cloud, Groupware und WebDAV, auch Sharepoint ist ein Beispiel. Zahlreiche vergleichbare Lösungen sind auf dem Markt.
[3]
Für Kollaborationsplattformen bestand seit jeher ein Bedarf: immer, wenn es darum geht, die Zusammenarbeit von heterogenen Teams zu unterstützen, stellt sich die Frage nach einer derartigen Plattform. Was macht CIRCABC nun gerade für den Bereich E-Government/E-Justice interessant? Hier gelten für Kollaborationsplattformen weitergehende essenzielle Anforderungen wie
- Informationssicherheit (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität),
- Mehrsprachlichkeit (EU-Anforderung),
- Lizenzkostenfreiheit.
[4]
Gerade das Thema Informationssicherheit hat aus rechtsstaatlichen Erwägungen einen sehr hohen Stellenwert, was i.d.R. in der Forderung resultiert, die Daten von Exekutive und Legislative zu trennen und auch auf ein Hosting bei einem kommerziellen Betreiber zu verzichten.
2.
Merkmale von CIRCABC ^
[5]
CIRCABC ist im Jahr 2007 aus dem Vorgänger-System CIRCA(-Server) hervorgegangen, das damals noch ausschließlich für die Nutzung bei öffentliche Verwaltungen gedacht war. Mittlerweile ist CIRCABC auch ein Angebot an Unternehmen und Bürger, also die gesamte Öffentlichkeit.
2.1.
Funktionale Merkmale ^
[6]
CIRCABC ist über die Adresse https://circabc.europa.eu zu erreichen und ist durch folgende wesentliche Merkmale gekennzeichnet:
- Verbreitung und Verwaltung von Dokumenten bzw. Dateien in allen Formaten sowie mit Versionskontrolle
- Verwaltung von Übersetzungen; Suche in mehrsprachigen Dokumenten (mehrsprachige Varianten eines Dokument werden als logisch zusammenhängend behandelt)
- die Nutzeroberfläche in allen 23 Amtssprachen der EU implementiert
- Bereitstellung von Foren (Newsgroups)
- wahlweise Verwaltung von Umfragen (Surveys) durch die Integration von CIRCABC in den EU-Dienst IPM (Interactive Policy Making)
- leichte Verwaltung von Dokumenten und Benutzern durch interaktive Formulare
- Verwaltung von Terminen, Benachrichtigungen und Ereignissen (Gruppenkalender; Benachrichtigungsdienst)
- konform zu den Anforderungen der WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 1.0, weitgehende Zugänglichkeit für Benutzer mit Behinderungen
- erweiterte Zugangskontrolle: Jedes Mitglied einer Gruppe kann nur das sehen und bearbeiten, wozu es berechtigt wurde (Rollen- und Rechtekonzept).
[7]
Die wesentlichen Funktionsbereiche einer CIRCABC Interessengruppe sind in nachfolgender Abbildung 1 dargestellt. Diese finden sich auch im Menu der Webseite der IG wieder.
[8]
Das Open Source Nutzermodell von CIRCABC sieht ausdrücklich vor, dass weitere Körperschaften, Träger und Institutionen eine eigene Instanz des CIRCABC aufbauen und verwalten und damit die Original-Installation der EU entlasten. Hierzu wird die CIRCABC-Software im Rahmen des ISA-Programms unter der EU Public Lizenz (EUPL) kostenlos weitergegeben, die wesentlich auf dem Copyleft-Prinzip beruht. So betreibt in Deutschland der IT-Dienstleister des Bundeslands Nordrhein-Westfalen IT.NRW eine eigene Instanz von CIRCABC. Die Daten einer bestimmten Interessengruppe sind natürlich an den Server gebunden, auf dem die IG eingerichtet ist.
[9]
Alle Aussagen zu CIRCABC in dieser Veröffentlichung beziehen sich auf die EU-Installation.
2.2.
Datenbestand der EU-Installation ^
[10]
Die Top-Level-Kategorien1 der EU Installation von CIRCABC lauten wie folgt:
- Court of Justice of the European Union
- European Commission
- European Parliament
- European Union Programmes and Initiatives
- Interinstitutional offices
- Interinstitutional projects
- Other institutions and decentralised bodies
- Others
[11]
Von diesen ausgehend kann zu allen vorhandenen Interessengruppen navigiert werden.
2.3.
Kennzahlen zur Nutzung von CIRCABC ^
[12]
Die EU-Installation von CIRCABC verfügte 2015 über 3 700 aktive Interessengruppen; 170 000 registrierte Nutzer; mehr als 5 500 000 Dokumente im System2; häufigster wiederverwendeter Dienst im Rahmen des ISA-Portfolios (15 Nennungen im ISA-Evaluationsbericht – s. Fußnote 3). Der ISA-Evaluationsbericht 20163 zählt insgesamt 23 wesentliche operationelle IT-Dienste auf, die von ISA gefördert werden, darunter auch CIRCABC.
3.
Technologie und Architektur ^
[13]
CIRCABC ist ein Content-Management-System (CMS) basierend auf Alfresco4, einer etablierten Open Source Lösung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), die ein charakteristisches Nutzermodell hat. CIRCABC kann damit direkt an der Weiterentwicklung von Alfresco partizipieren. CIRCABC wird vom EU Directorate General for Informatics (DIGIT) bereitgestellt und betrieben5.
[14]
Die EU-Installation zeichnet sich durch den Datenbestand und zwei Server aus, die durch einen Load Balancer miteinander gekoppelt sind. Beim Ausfall eines Servers kann der andere ohne Verzögerung die Last des anderen übernehmen.
[15]
Jede Initiative (national oder staatenübergreifend), die einen CIRCABC-Dienst nutzen möchte, kann dies auf zwei Wegen tun:
- Unmittelbare Inanspruchnahme des Angebots der EU bzw. einer nationalen Variante (Deutschland z.B. bei IT.NRW),
- Aufsetzen und Konfigurieren eines eigenen CIRCABC-Servers.
[16]
Als Voraussetzung zur Nutzung aller IT-Dienste der EU muss sich ein Nutzer für ein EU-Login registrieren; EU Login ist der Authentifizierungsdienst der Europäischen Kommission (ECAS; European Commission Authentication Service). Er ermöglicht registrierten Nutzern den Zugang zu zahlreichen Webdiensten der Kommission mit einem einzigen Nutzernamen und Passwort.
4.
Nutzermodell ^
[17]
Von einer Kollaborationsplattform wird erwartet, dass diese ein Team bzw. wie hier genannt eine Interessengruppe (Interest Group, IG) mittels diverser IT-basierter Dienste unterstützt. Eine CIRCABC-Interessengruppe ist ein geschlossener Arbeitsbereich, der einer Gruppe gemeinsam zur Verfügung steht und sich durch eine Gruppe von registrierten Nutzern, eine Menge von Diensten (Services) und eine Menge von Inhalten (Content) auszeichnet. Interessengruppen werden zu Kategorien zusammengefasst.
[18]
Damit CIRCABC für eine IG genutzt werden kann, stellt CIRCABC definierte Rollen bereit, die entsprechend besetzt und mit Rechten versehen werden müssen:
- CIRCABC-Administrator: diese Rolle ist für die Top-Level Administration von CIRCABC verantwortlich;
- Administrator einer CIRCABC Kategorie: verwaltet jeweils die Interessengruppen einer Kategorie (siehe 2.2.),
- IG-Leiter (Leader; Moderator): managt und organisiert die IG; kommuniziert mit dem Administrator und mit den IG-Mitgliedern; kann neue Mitglieder einrichten und die Nutzung der Dienste steuern. Zur Initialisierung einer neuen IG bestimmt diese einen oder mehrere IG-Leiter. Ein IG-Leiter beantragt bei der CIRCABC-Administration die Einrichtung einer neuen IG und vergibt anschließend die vorgesehenen Rechte an die IG-Mitglieder,
- IG-Mitglied (Member): kann die Dienste der IG entsprechend der vom IG-Leiter vergebenen Rechte nutzen.
[19]
Für IG-Leiter6 und IG-Mitglieder7 stehen Leitfäden (nur in englischer Sprache) bereit, die eine gute Hinleitung zum Thema bieten. Diese sind in der öffentlichen Interessengruppe CIRCABC Information hub zu finden. Es empfiehlt sich, dass der IG-Leiter einen angepassten Nutzerleitfaden für die Interessengruppe erstellt, speziell, wenn es sich um ein längerfristiges Vorhaben handelt oder wenn mit einer gesteigerten Fluktuation zu rechnen ist.
5.
Eigene Erfahrungen ^
[20]
Der Autor hatte die Rolle IG-Leiter in zwei Projekten inne:
- Arbeitsgruppe der dt. Bundesjustiz (mit dem Vorgängersystem CIRCA)
- Projektgruppe eines Staatsministeriums eines dt. Bundeslands (CIRCABC)
[21]
Neben den Routine-Aufgaben wie Mitgliederadministration und -betreuung war es eine wichtige Aufgabe, die Aktualität und Konsistenz der Daten sicherzustellen. Damit hat der Administrator quasi die Aufgabe Konfigurationsmanagement und Datensicherung der Projektbibliothek und ist so für die Ergebnissicherung des Projekts mitverantwortlich. Auch obliegen dem IG-Leiter die Kommunikation mit dem Administrator der CIRCABC-Kategorie sowie de facto die Verwaltung der Termine und Einladungen.
6.
Ausblick ^
[22]
CIRCABC ist derzeit noch eine Stand-Alone-Lösung. Mit dem Zusammenwachsen der IT-Dienste der EU-Kommission ist zu erwarten, dass CIRCABC stärker in das IT-Portfolio bzw. in eine Portallösung wie z.B. Joinup integriert wird. Joinup ist das EU-Portal für wiederverwendbare IT-Lösungen für öffentliche Verwaltungen der EU-Mitgliedsländer. Dabei ist die Verbesserung der semantischen Interoperabilität der Dienste ein wesentlicher Schwerpunkt. Damit könnte CIRCABC noch stärker mit den EU-Diensten verzahnt und in diese integriert werden.
- 1 Einstiegsseite in CIRCABC, https://circabc.europa.eu (alle Websites aufgerufen am 10. Januar 2017).
- 2 CIRCABC – Our ISA Solution for you, http://ec.europa.eu/isa/ready-to-use-solutions/circabc_en.htm, 2015.
- 3 European Commission, ISA Evaluation Report, Final evaluation of the ISA programme, https://ec.europa.eu/isa/library/documents/results-final-evaluation_en.pdf, 2016.
- 4 Alfresco-Überblick, http://de.slideshare.net/alfresco/alfresco-in-an-hour.
- 5 ISA Programme, CIRCABC, A collaborative platform for sharing information and resources over the web, http://ec.europa.eu/isa/documents/publications/circabc-leaflet_en.pdf, 2015.
- 6 CIRCABC 3.6 Leader Guide, https://circabc.europa.eu/html/docs/CIRCABC_Leader_Guide.pdf.
- 7 CIRCABC 3.6 User Guide Version 2, https://circabc.europa.eu/html/docs/CIRCABC_User_Guide.pdf.
