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In der analogen «Print-Welt» nimmt es ein Kunde hin, dass ein Urteil oder eine Gesetzesinitiative nicht unmittelbar eingearbeitet werden kann. Demgegenüber ist die Erwartung an eine Online-Datenbank eine diametral andere: Die Anforderungen, die ein höchstrichterliches Urteil z.B. an einen Mietvertrag stellt, sollen möglichst sofort verfügbar sein. Ganz oben auf der Wunschliste sind weiterhin Inhalte von Partnerverlagen und kundeneigene Inhalte unter einer Oberfläche. Von Print zu Online-First.

Die oben aufgezeigten Kundenwünsche, insbesondere nach Aktualität und Rechtssicherheit, machten einen gänzlich neuen Workflow erforderlich.

Früher arbeiteten Herausgeber und Autoren anhand von festen Terminplänen, angelehnt z.B. an vierteljährlich erscheinende Loseblatt-Nachlieferungen. Änderungen wurden in das Redaktionssystem eingearbeitet. Nachdem die Print-Ausgabe freigegeben war, wurde die Online-Publikation erst im Nachgang bestückt und aktualisiert. Mit anderen Worten: Die langsame «Print-Version» speiste das schnelle Medium «Online».

Der neu geschaffene Online-First-Workflow stellt das bisherige System auf den Kopf. Die Aktualisierungen erfolgen ereignisgetriggert, rein inhaltlich und unabhängig von irgendwelchen Print-Terminplänen. Die Daten werden medienneutral gehalten. Printspezifika sind nicht mehr im originären Datenbestand, sondern außerhalb der Daten – in der Satzumgebung, produktspezifisch je nach Werk.

Parallel zum neuen Online-First-Workflow wurde eine neue Sachgebietsstruktur aufgebaut. Das heißt, der gesamte Content wurde bis auf die Beitragsebene hinab bestimmten Sachgebieten (SG) zugewiesen. Beispiele: SG Steuerrecht, SG Entgelt, SG Sozialrecht Kommentare etc.

Durch die Zuweisung aller Beiträge zu den Sachgebieten konnten redundante Inhalte identifiziert und in der Folge abgebaut werden.

Für jedes Sachgebiet wird ein Sachgebietsverantwortlicher / Redakteur benannt.

Redakteure sind jetzt für die Pflege ihres Sachgebiets verantwortlich und nicht mehr für Produkte.

Die einzelnen Produkte speisen sich aus den jeweiligen Sachgebieten.

Auch Folgeprozesse wie Honorierung der Autoren waren grundlegend anzupassen. Honorare werden bestimmten Sachgebieten zugeteilt (= Sachgebiets-Systematik statt Produktsicht).Weg von berechneten Print–Seiten hin zu gelieferten Zeichen.

Autoren müssen überzeugt werden, fortlaufend zu überarbeiten und zu liefern, um dem hohen Aktualitätsanspruch der Kunden an Online-Datenbanken Rechnung zu tragen. Auch hier mussten liebgewordene Abläufe wie Terminplan, Manuskripteingang, 1. Umbruch, Autorkorrektur etc. aus der alten «Printdenke» abgelöst und zum Teil grundlegend neue Abläufe individuell vereinbart werden.

Die Folge ist natürlich, dass sich auch der Turnus der Abrechnungen verschiebt, nämlich Honorierung bei Online–Publikation und nicht mehr bei Erscheinen der nachgelagerten Print-Lieferung.

Zusätzlich wurde die Verrechnungslogik von Honoraren auf Sachgebiete neu konzipiert. Weg von «führenden Produkten» – die i. d. R. auch die gesamten Honorarkosten getragen hatten – hin zu einer verwertungsgerechten Verbuchung über einen zeichengenauen Verrechnungsschlüssel.

Zunächst ist die ungleich höhere Aktualität des Datenbestandes zu nennen. Rechtsänderungen sind schneller beim Kunden: «Online-Versionen» sind das führende Medium!

Die Abhängigkeit vom Printprozess in Form einer nachgelagerten Veröffentlichung in Online-Produkten entfällt.

Eine bessere Qualitätssicherung (QS) geht mit der neuen Arbeitsweise einher. Die jetzt nachgelagerte Printproduktion erfolgt ohne separate Korrekturläufe. Datenpflege und QS erfolgen zentral im originären Datenbestand im Redaktions-System.

Die Umstellung führt zu deutlichen Kosteneinsparung durch Abbau von redundanten Inhalten und Honoraren.

Die Mehrfachverwertung ist nun wesentlich komfortabler. Bei Content-Verwertung in mehreren Print-Werken konnten diese nur nacheinander bearbeitet und veröffentlicht werden. Dies kann jetzt parallel erfolgen.

Es besteht die Möglichkeit zu terminiertem Publizieren für Online-First, unabhängig vom Printprozess.