Jusletter IT

Um aus den unterschiedlichen Zustellsystemen sowohl auf Basis des Zustellgesetzes (elektronische Zustelldienste, behördliche Kommunikationssysteme der Behörde) als auch fachspezifischen Systemen anderer Verfahrensgesetze (FinanzOnline gemäß BAO) den Empfänger/innen eine einheitliche Übersicht und den Zugriff auf die für sie bereitgehaltenen Zustellstücke zu ermöglichen, wird ein Anzeigemodul eingeführt.³ Das Anzeigemodul erfüllt dabei die Funktion der gebündelten Anzeige der Metainformationen und ermöglicht die Abholung dieser Dokumente. Zustellsysteme bringen dazu Metadaten der Zustellungen in das Anzeigemodul ein, die dann den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Unternehmerinnen und Unternehmern angezeigt werden. Unter diese Metadaten fallen üblicherweise insbesondere die eindeutigen Dokumentenkennungen, Absender, Betreff, Geschäftszahl, Zustellqualität und allfällige weitere beschreibende Daten. Die Dokumente selbst verbleiben beim jeweiligen Zustellsystem und werden erst durch das Öffnen des Dokuments durch den User vom Zustellsystem an das Anzeigemodul weitergeleitet und dort zur Anzeige gebracht. Für den Vorgang der identifizierten und authentifizierten Abholung der Dokumente durch berechtigte Personen agiert das Anzeigemodul als gesetzlicher Dienstleister.⁴ D.h. das Portal, das das Anzeigemodul an- oder eingebunden hat, übermittelt identifizierte Benutzer/innen (Bürgerkartenfunktion, FON/USP-Kennung, niederschwellige Kennung) an das Anzeigemodul. Das Anzeigemodul überprüft die Berechtigung der Benutzer/innen zur Abholung ihrer Dokumente. In Phase 1 muss das «Vertrauen» zwischen Portal und Anzeigemodul organisatorisch, d.h. vertraglich geschaffen werden. In einer Ausbaustufe soll das System dahingehend erweitert werden, dass ein systemübergreifendes Teilnehmerverzeichnis sämtlicher Zustellsysteme eingeführt wird, um alle potentiellen Empfänger/innen erreichen zu können. Dies soll auch den Versendern die Möglichkeit der Auswahl des elektronischen Zustellsystems geben und nicht wie bisher an jenes System binden, bei dem der Nutzer angemeldet war.⁵

Es werden vier verschiedene Arten der elektronischen Zustellung, welche – sofern die für das Verfahren geltenden Vorschriften nichts anderes bestimmen - im Zustellgesetz geregelt sind, unterschieden:

• Zustellung an eine elektronische Zustelladresse: normales E-Mail oder Fax, muss vom Empfänger/von der Empfängerin der Behörde für die Zustellung in einem anhängigen Verfahren bekanntgegeben werden, keine nachweisliche Zustellung möglich
• Unmittelbare elektronische Ausfolgung: Zustellung innerhalb derselben «Session» wie Anmeldung (zeitlich enger Zusammenhang), nachweisliche Zustellung möglich, wenn Einstieg mit Bürgerkarte oder Handy-Signatur erfolgt ist, z.B. Registerauszug
• Kommunikationssystem der Behörde: «behördeneigene Zustellapplikation», niederschwellige Anmeldung möglich, nur nicht-nachweisliche Zustellungen möglich
• Zustellung über einen elektronischen Zustelldienst: nachweisliche und nicht-nachweisliche Zustellung durch Anmeldung mit Bürgerkartenfunktion möglich, bzw. können nicht-nachweisliche Zustellungen ohne Bürgerkartenfunktion abgeholt werden

Die Zustellung an eine elektronische Zustelladresse sowie die unmittelbare elektronische Ausfolgung sollen auch im gegenständlichen Modell («Zustellung Neu») weiterhin möglich sein. Die rechtlichen und technischen Neuerungen und Erweiterungen im gegenständlichen Modell betreffen vorrangig Kommunikationssysteme der Behörde und elektronische Zustelldienste.

In der derzeitigen Zustellarchitektur können Bürger/innen und Unternehmen an der nachweislichen elektronischen Zustellung teilnehmen, indem sie sich bei einem (oder mehreren) Zustelldienst(en) anmelden. Nicht-nachweisliche Zustellungen sind entweder über Zustelldienste, Kommunikationssysteme der Behörde möglich oder über direkte Ausfolgung bzw. die Zustellung an eine elektronische Zustelladresse. Mit der Anmeldung bei einem Zustelldienst erfolgt die Speicherung der Teilnehmerdaten im Zustellkopf, dem aktuellen Verzeichnis für elektronisch adressierbare Empfänger/innen. In der derzeitigen Zustellarchitektur kann der/die User/in optional sein/ihr Verschlüsselungszertifikat den Zustelldiensten zur Verfügung stellen. Der Zustelldienst übergibt dieses an den Zustellkopf. Bei einer Zustellung übermittelt der Zustellkopf das Zertifikat an den/die Absender/in, der das Dokument damit verschlüsselt. Möchte eine Behörde über einen Zustelldienst zustellen, fragt diese zuerst beim Zustellkopf ab, ob der/die Teilnehmer/in vorhanden und elektronisch erreichbar ist. Die elektronische Erreichbarkeit eines Teilnehmers/einer Teilnehmerin kann aufgrund einer hinterlegten Abwesenheitsmeldung vorübergehend ausgeschlossen sein. Des Weiteren werden unterstützte Dokumentenformate sowie allenfalls ein Zertifikat für die Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Zustellung übermittelt. Erhält die Behörde eine positive Rückantwort des Zustellkopfs, übermittelt diese die Zustellung (allenfalls verschlüsselt) an einen Zustelldienst. Falls der/die Empfänger/in bei mehreren Zustelldiensten angemeldet ist, hat die Behörde vorzugsweise jenen Zustelldienst zu wählen, bei dem etwaige Verschlüsselungsdaten des Teilnehmers/der Teilnehmerin hinterlegt sind. Ansonsten haben die Behörden freie Wahl des Zustelldienstes, üblicherweise wird dieser nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Wenn bei einem dieser Zustelldienste ein elektronisches Dokument für den/die Bürger/in oder das Unternehmen einlangt, erfolgt eine Verständigung durch diesen an den/die Empfänger/in. Diese/r kann sich anschließend über die Webseite des Zustelldienstes oder über eine alternative Schnittstelle (mit automatisiert ausgelöster Signatur – siehe § 35(3) ZustG) in sein/ihr elektronisches Postfach einloggen und das Dokument herunterladen, ansehen, ausdrucken etc. Auch über Zielgruppensysteme sowie Kommunikationssysteme der Behörde ist die elektronische Zustellung möglich. Zielgruppensysteme sind FinanzOnline mit der Rechtsgrundlage in der Bundesabgabenordnung (BAO) und der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) mit der Rechtsgrundlage im Gerichtsorganisationsgesetz (GOG). FinanzOnline (bzw. die Databox) unterstützt ausschließlich die Zustellung von nicht-nachweislichen Zustellungen, der ERV ermöglicht die Zustellung von nachweislichen Zustellungen an seine Kunden. Über Kommunikationssysteme der Behörde können ausschließlich nicht-nachweisliche Zustellungen empfangen werden.

Damit Bürger/innen und Unternehmen ihre behördlichen Zustellungen und privatwirtschaftliche Zusendungen gesammelt an einem Ort abholen können, wird ein Anzeigemodul eingeführt. Zustellsysteme (Zustelldienste, Kommunikationssysteme der Behörde) liefern zu diesem Zweck Metadaten der Zustellungen bzw. Zusendungen in das Anzeigemodul ein. Steigt der/die Empfänger/in ein Portal, welches ihm/ihr Zugang zum Anzeigemodul ermöglicht, ein, sieht diese/r gesammelt die Zustellstücke, welche von den unterschiedlichen Zustellsystemen eingeliefert wurden und muss nicht mehr wie bisher bei jedem einzelnen Zustellsystem einsteigen, um seine/ihre Zustellungen und Zusendungen abholen zu können. Die Registrierung zur elektronischen Zustellung erfolgt weiterhin über die Zustellsysteme. Mit der Kundmachung der Verfügbarkeit des Anzeigemoduls müssen Zustellsysteme nach einer Frist von sechs Monaten⁶ Metadaten und Dokumente von behördlichen Zustellungen in das Anzeigemodul einliefern. Dokumente werden vom Zustellsystem für das Anzeigemodul bereitgestellt. Metadaten sind sofort, Dokumente erste nach Abruf durch Userinteraktion dem Anzeigemodul bereit zu stellen. Die Anzeige von behördlichen Zustellungen und privatrechtlichen Zusendungen über das jeweilige Webfrontend der Zustellsysteme ist weiterhin möglich. Im Anzeigemodul können sämtliche Nachrichten gesammelt angezeigt und abgeholt werden.

Gemäß § 1a Abs. 1 E-GovG hat jedermann in den Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, das Recht auf elektronischen Verkehr mit den Gerichten und Verwaltungsbehörden. Ausgenommen sind Angelegenheiten, die nicht geeignet sind, elektronisch besorgt zu werden. Die Gerichte und Verwaltungsbehörden, deren Einrichtung in Gesetzgebung Bundessache ist, sind verpflichtet, bis spätestens 1. Januar 2020 die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für einen elektronischen Verkehr mit den Beteiligten zu schaffen (§ 25 E-GovG). Durch das Recht auf elektronischen Verkehr haben Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen die Wahlfreiheit, in welcher Art und Weise sie mit Behörden kommunizieren wollen. Der elektronische Verkehr umfasst jegliche Kommunikation mit der Behörde und damit gleichermaßen auch die Einbringung und die elektronische Zustellung. Die elektronische Kommunikation – und damit im Besonderen auch die elektronische Zustellung - soll damit forciert werden und die Basis für eine «digital first»-Strategie bilden. Als Effekt wird so in weiten Bereichen ein physisches Aufsuchen von Behörden vermieden. Die Einführung dieses neuen Rechts ändert freilich nichts an der Zulässigkeit anderer vorgesehener Formen. Unter Behörden sind in dieser Bestimmung – wie auch im Zustellgesetz – Behörden im funktionellen Sinn (in Vollziehung der Gesetze) zu verstehen. D.h. dass diese Regelung gegenüber allen Organen anzuwenden ist, die hoheitliche Aufgaben erfüllen. Es sind daher Stellen wie z.B. Beliehene umfasst, soweit sie hoheitliche Befugnisse ausüben.⁷ Das Recht auf elektronische Kommunikation gemäß § 1a E-GovG umfasst daher in dessen Rahmen auch das Recht auf elektronische Zustellung. Ein Recht auf elektronischen Verkehr impliziert umgekehrt die Verpflichtung für das Gegenüber zur Schaffung der technischen Voraussetzungen zur elektronischen Entgegennahme oder Versendung. Diese Festlegung der Errichtung und Ausgestaltung technischer Vorkehrungen ist dem Organisationsrecht zuzuordnen und obliegt daher dem jeweiligen Träger der Organisationsgewalt. Die Schaffung entsprechender Vorgaben und die Einrichtung von Bundesbehörden ist daher gemäß Art. 10 Abs. 1 Z 16 B-VG Bundessache. Eine Verpflichtung anderer als Bundesbehörden – etwa Landesbehörden – ist einfachgesetzlich durch Bundesgesetz nicht möglich. Eine dreijährige Übergangsfrist für die Einrichtung der technischen Vorkehrungen soll den betroffenen Behörden eine ausreichende Zeitspanne für die Planung und allfällige Erweiterung ihres elektronischen Kommunikationsangebots ermöglichen.⁸

Unternehmen im Sinne des § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz 2000 haben an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Unternehmen sollen verpflichtet werden, elektronische Zustellungen entgegenzunehmen. Elektronische Zustellungen umfassen insbesondere solche Zustellungen, die in den Anwendungsbereich des 3. Abschnitts des Zustellgesetzes fallen (insbesondere elektronischer Zustelldienst, elektronisches Kommunikationssystem der Behörde), sich nach den §§ 89a ff. GOG, RGBl. Nr. 217/1896, richten oder Zustellungen über FinanzOnline nach den §§ 98 ff. BAO sind. Für die öffentliche Verwaltung und Gerichte sollen durch die elektronische Abwicklung ab 2020 deutliche Einsparungen lukriert werden können. Für die Unternehmer wird durch das Anzeigemodul (vgl. § 37b ZustG) eine gebündelte Ansicht sämtlicher Zustellstücke angeboten, wodurch ein bisher nicht verfügbarer Komfort geboten wird. Durch eine weitgehend papierlose digitale Abwicklung des Verkehrs zwischen Unternehmen und Behörden sowie Gerichten können auch auf Unternehmensseite effizientere und ressourcenschonendere Prozesse breit angewandt werden. Für die Nutzung der elektronischen Zustellung fallen den Unternehmen keine Kosten an. Durch eine lange Übergangsfrist bis 2020 ist ein dem technologischen Fortschritt Rechnung tragender schrittweiser und damit kostenschonender Umstellungsprozess sichergestellt. Die Ausnahme für Unternehmen, die nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen oder über keinen Internet-Anschluss verfügen, berücksichtigt auch jene Bereiche, in denen gegenwärtig die Digitalisierung noch weniger stark ausgeprägt ist. Der Widerspruch soll etwa über das Unternehmensserviceportal durchgeführt werden können.⁹

Mit den Änderungen im Zustellgesetz sollen die Regelungen der elektronischen Zustellung weitgehend harmonisiert werden. Dazu soll bei elektronischen Zustelldiensten auf die dritte Verständigung mittels «gelbem Zettel» verzichtet (Entfall § 35 Abs. 2 zweiter Satz ZuStG), die Abholung von nicht-nachweislichen Dokumenten auch ohne Bürgerkarte ermöglicht (§ 35 Abs. 3 erster Satz ZustG) und eine einfachere Zustellfiktion (§ 35 Abs. 6 bis 8 ZustG) eingeführt werden. Bei elektronischen Kommunikationssystemen der Behörde wird eine verpflichtende Verständigung (§ 37 Abs. 1a ZustG) eingeführt.

Das Anzeigemodul ermöglicht Empfängern online die Anzeige der das Dokument beschreibenden Daten von zur Abholung für sie bereitgehaltenen Dokumenten sowie die Abholung dieser Dokumente (§ 37b Abs. 1 ZustG). Um aus den unterschiedlichen Zustellsystemen sowohl auf Basis des Zustellgesetzes (elektronische Zustelldienste, behördliche Kommunikationssysteme) als auch auf Basis anderer Verfahrensgesetze (FinanzOnline gemäß BAO) Empfängern eine einheitliche Übersicht der für sie bereitgehaltenen Zustellstücke zu ermöglichen, wird ein Anzeigemodul eingeführt. Das Anzeigemodul bildet ein Element innerhalb des angedachten Gesamtsystems. Das Anzeigemodul erfüllt dabei die Funktion der gebündelten Anzeige (Sammler) der Metainformationen und ermöglicht die Abholung dieser Dokumente.¹⁰ Der Betreiber des Anzeigemoduls ist gesetzlicher Dienstleister gemäß § 10 Abs. 2 des Datenschutzgesetzes 2000 für elektronische Zustelldienste, elektronische Kommunikationssysteme der Behörden, den Elektronischen Rechtsverkehr gemäß § 89a GOG und FinanzOnline zum Zweck der Identifikation und Authentifikation von zur Abholung berechtigten Personen (§ 37b Abs. 2 ZustG). Zustellsysteme (elektronische Zustelldienste aufgrund § 29 Abs. 1 Z 12 ZustG, Kommunikationssysteme der Behörden aufgrund § 37 Abs. 3 ZustG, FinanzOnline aufgrund § 48b Abs. 3 Z 3 BAO) bringen dazu Metainformationen¹¹ in das Anzeigemodul ein, die dann für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmerinnen und Unternehmer angezeigt werden. Die Zustellstücke selbst verbleiben beim jeweiligen Zustellservice und es wird lediglich über das Anzeigemodul zugegriffen. Für den Vorgang der identifizierten und authentifizierten Abholung der Dokumente durch berechtigte Personen agiert der Betreiber des Anzeigemoduls als gesetzlicher Dienstleister.¹² Die Bundesministerin oder der Bundesminister für Finanzen hat den einliefernden Systemen die Kosten für das Anzeigemodul entsprechend ihrem Einlieferungsvolumen zu verrechnen. Abweichend davon kann die Bundesministerin oder der Bundesminister für Finanzen in einer Verordnung auch die Verrechnung von Pauschalbeträgen festsetzen. Der IT-Dienstleister des Bundes, die Bundesrechenzentrum GmbH, kann als Zahlstelle eingerichtet werden (§ 37b Abs. 7 ZustG). Das Anzeigemodul hat sämtliche Daten über die Abholung durch den Empfänger zu protokollieren und an das jeweilige Zustellsystem gemäß Abs. 2 elektronisch zu übermitteln (§ 37b Abs. 3 ZustG). Das Anzeigemodul kann auf Internetportalen von Behörden unter der Maßgabe der Einhaltung der technischen Schnittstellen und Spezifikationen angebunden werden. Die Bundesministerin oder der Bundesminister für Finanzen hat diese Schnittstellen und Spezifikationen im Internet auf ihrer oder seiner Website bekannt zu geben. Das Unternehmensserviceportal (für die Zielgruppe der Unternehmerinnen und Unternehmer) und das Bürgerserviceportal (= help.gv.at für die Zielgruppe der Bürgerinnen und Bürger) gemäß § 3 des Unternehmensserviceportalgesetzes, haben das Anzeigemodul für einzubinden (§ 37b Abs. 4 ZustG).

Die Leistungen des Anzeigemoduls sind so zu erbringen, dass für Menschen mit Behinderung ein barrierefreier Zugang zu dieser Leistung nach dem jeweiligen Stand der Technik gewährleistet ist.

Um den Empfängern behördlicher Erledigungen auch in Bezug auf die Erledigungen der Abgabenbehörde eine einheitliche Übersicht im Anzeigemodul zu ermöglichen, muss die Übermittlung bestimmter Daten, insbesondere der Metadaten von Erledigungen, durch Ausnahme aus der bestehenden abgabenrechtlichen Geheimhaltungspflicht (§ 48a BAO) ermöglicht werden. Des Weiteren soll FinanzOnline als Identity-Provider positioniert werden, also zum Zweck der Bestätigung der elektronischen Identität einer natürlichen Person unter Zuhilfenahme der dieser Person vergebenen FinanzOnline-Kennungen.¹³

Da die Einlieferung der Metadaten an das Anzeigemodul erst ab dessen technischer Verfügbarkeit sinnvoll ist, hat die Bundesministerin oder der Bundesminister für Finanzen den Zeitpunkt der Aufnahme der Leistungen des Anzeigemoduls für die betroffenen Zustellsysteme entsprechend im Bundesgesetzblatt kundzumachen (§ 37b Abs. 8 ZustG).¹⁴ Mit Beginn des siebenten auf den Tag der Kundmachung der Verfügbarkeit des Anzeigemoduls folgenden Monats müssen die Zustellsysteme die notwendigen technischen Vorkehrungen umgesetzt haben, damit Metadaten und Dokumente an das Anzeigemodul weitergeleitet werden können. Unternehmen sind nach Ablauf von 6 Monaten nach Kundmachung der Verfügbarkeit des Anzeigemoduls, spätestens bis zum Jahr 2020 verpflichtet, elektronische Zustellungen entgegenzunehmen. Durch die lange Übergangsfrist bis 2020 ist ein dem technologischen Fortschritt Rechnung tragender schrittweiser und damit kostenschonender Umstellungsprozess sichergestellt.¹⁵ Ein Recht auf elektronischen Verkehr impliziert umgekehrt die Verpflichtung für das Gegenüber zur Schaffung der technischen Voraussetzungen zur elektronischen Entgegennahme oder Versendung: Die Gerichte und Verwaltungsbehörden, deren Einrichtung in Gesetzgebung Bundessache ist, sind verpflichtet, bis spätestens 1. Januar 2020 die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für einen elektronischen Verkehr mit den Beteiligten gemäß § 1a E-GovG zu schaffen. Die Übergangsfrist für die Einrichtung der technischen Vorkehrungen soll den betroffenen Behörden eine ausreichende Zeitspanne für die Planung und allfällige Erweiterung ihres elektronischen Kommunikationsangebots ermöglichen.

Zukünftig entscheidet nicht mehr der/die Benutzer/in durch die Anmeldung bei einem Zustellsystem, welches System die Behörde für die Zustellung nutzen muss, sondern die Behörde kann sich ein Zustellsystem aussuchen, über welches sie ihre Zustellungen tätigt. Nachweisliche Zustellungen können weiterhin nur von elektronischen Zustelldiensten durchgeführt werden. Sofern Unternehmen im Rahmen dieser Architektur Zusendungen übermitteln wollen, müssen einen elektronischen Zustelldienst für den Versand ihrer Sendungen verwenden. Zustellsysteme sollen in Hinkunft beim Teilnehmerverzeichnis abfragen, ob der/die Empfänger/in elektronisch adressierbar ist. Ist eine elektronische Zustellung möglich, liefern die Zustellsysteme die Metadaten der Zustellung bzw. Zusendung in das Anzeigemodul ein, welches den/die Empfänger/in an die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte elektronische Verständigungsadresse über neue Nachrichten informiert und ihm/ihr die Abholung dieser Nachrichten ermöglicht. Zustellungen von Gerichten bzw. der Justiz an ERV-Teilnehmer/innen erfolgen weiterhin über den Elektronischen Rechtsverkehr und werden nicht im Anzeigemodul angezeigt. Bei nicht-nachweislichen Zustellungen der Finanzverwaltung an FinanzOnline Teilnehmer/innen erfolgt die Zustellung weiterhin über die Databox in FinanzOnline, diese Nachrichten werden zusätzlich im Anzeigemodul angezeigt und können von Teilnehmer/innen alternativ auch im Anzeigemodul abgeholt werden.