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«Mit einem Portfolio von Grundstücken mit einer Gesamtfläche von über 480.000 Hektar und 39.000 Wohnungen ist die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) einer der größten Immobilieneigentümer Deutschlands. Die BImA wurde durch das BImA-Errichtungsgesetz vom 9. Dezember 2004 als bundesunmittelbare, rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts mit Sitz in Bonn gegründet und ist seit dem 1. Januar 2005 «am Markt».¹ Sie ging aus der ehemaligen Bundesvermögensverwaltung (früher ein Teil der Bundesverwaltung) hervor. In der Bilanz 2012 ist ein Grundvermögen im Wert von etwa 18 Mrd. Euro ausgewiesen².

Mehr als 6.500 Beschäftigte in neun Direktionen und an 120 Standorten arbeiten für die wertorientiert geführte und nach kaufmännischen Gesichtspunkten handelnde Anstalt.³

Aufgabenschwerpunkt der Bundesanstalt ist der Aufbau eines einheitlichen Facility Managements (FM) für die Verwaltung der Immobilien des Bundes. Bis Ende 2012 wurden schrittweise nahezu alle Liegenschaften des Bundes in die Verwaltung der Bundesanstalt übernommen oder Festlegungen über eine spätere Übernahme getroffen.⁴

Facility Management ist nach GEFMA Richtlinie 100 eine Managementdisziplin, die «die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint.»⁵ Im Fokus stehen dabei Arbeitsplatzgestaltung, Werteerhalt und Kapitalrentabilität.

Die Beschaffung, Überlassung und Verwaltung von Liegenschaften für Dienststellen des Bundes sowie die Vermietung und Verpachtung des Wohnungsbestandes und sonstiger Liegenschaften an Dritte sind Aufgaben der BImA-Sparte Facility Management.⁶

Unter der globalen strategischen Vorgabe – «Effizienzsteigerung der Facility Management Prozesse» und «Sicherstellung der Nachweispflichten für die Betreiberverantwortung» werden effiziente Softwareprodukte benötigt. Dabei setzt man in der BImA seit 2005 für das kaufmännische Gebäudemanagement (KGM) erfolgreich SAP ein, das für die Belange der BImA angepasst wurde und als BALIMA⁷ bezeichnet wird.

Um die Prozesse im Bereich des technischen und des infrastrukturellen Gebäudemanagements (TGM und IGM) effizienter durch die Bereitstellung umfassender aktueller digitaler Informationen zu den Liegenschaften zu unterstützen, entschloss sich die BImA Anfang 2013 eine CAFM Softwarelösung einzuführen und dieses System zunächst bei acht Liegenschaften mit einer Gesamtbürofläche von etwa 300.000 m² und fast 47 Mio. jährlichen Bewirtschaftungskosten zu pilotieren. Ende 2013 erfolgte nach der Durchführung einer europaweiten Vergabe der Zuschlag für ein CAFM Produkt der Firma Loy und Hutz Solutions AG.

Abbildung 1: Roadmap: Einführung einer CAFM Software bei der BImA

Nach einer erfolgreichen zweijährigen Pilotierungsphase, die sich in eine neun monatige Implementierungsphase und eine 15 monatige Evaluationsphase gliedert, ist ein Rollout für weitere Liegenschaften geplant.

Die CAFM-Software soll allen Personen, die an der Planung, Nutzung und Bewirtschaftung der Objekte beteiligt sind, jederzeit aktuelle und konsistente Informationen der gesamten Struktur der Gebäude und Anlagen einschließlich des aktuellen Zustands und dessen Entwicklung liefern.

Grundlage für die effektive Nutzung einer CAFM-Software ist das Vorhandensein erforderlicher alphanumerischer und grafischer Gebäude- und Technikdaten. Daher begann das CAFM Projektteam parallel zur Durchführung der CAFM Vergabe mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten der Pilotliegenschaften. Eine weitere Motivation hierzu war auch, dass nur qualitativ hochwertige Daten durch die Verarbeitung einer CAFM Software zu nutzbringenden Ergebnissen führen können. Und nur nutzbringende Ergebnisse bewirken eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit bei den Anwendern.

Die alphanumerischen Daten bestehen aus technischen Daten, Daten zum Flächenmanagement und zum Raumbuch⁸ sowie Datenblättern und Beschreibungen (MS-Excel, MS-Word und PDF-Format). Als grafische Daten werden CAD-Pläne, Grafiken bzw. Bilder (z.B.: jpg, tiff, png, pdf) und generell Scans verwendet.

Mit dem Ziel einer Standardisierung der alphanumerischen Daten erarbeitete das CAFM Projektteam ein BImA-Datenmodell und eine BImA-Dokumentationsvorgabe in Anlehnung an die «Baufachlichen Richtlinien Gebäudebestand (BFR GBestand, Stand 06/2012)» sowie an die Dokumentationsrichtlinie (DRL) des BBR⁹ (Stand: 02/2008) inkl. projektspezifischer Anlagen. Das BImA-Datenmodell umfasst die Bereiche Raumbuch, Hochbau und technische Anlagen und wird in der CAFM Software verwendet.

Der Umgang mit FM-Daten unterliegt unterschiedlichsten Gesetzen, Regelungen und Vorgaben, die von verschiedenen Institutionen wie z.B. Europäische Union (EU), Bund oder Fachorganisationen veröffentlicht werden (s. Abbildung 2).

Abbildung 2: Ebenen der Grundlagen

Neben EU-Richtlinien und EU-Verordnungen sind auch nationale Gesetzte sowie Vorgaben von Interessengruppen bei der Erhebung, Bearbeitung und Speicherung von FM-Daten zu berücksichtigen. Im Folgenden sind einige Beispiele genannt.

Das Energiebetriebene-Produkte-Gesetz (EBPG) hat zum Ziel, die Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit der eingesetzten Produkte zu verbessern.¹⁰ Dafür ist es nötig, bei technischen Objekten zu vermerken, ob sie elektrisch betrieben werden.

Die Bauproduktenverordnung der EU (in Deutschland Bauproduktegesetz) schreibt die Dokumentation der verwendeten Baustoffe in Neubauten und Sanierungen vor. Die Informationen werden durch die Baustoffhersteller geliefert.

Die Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau) beschreibt im Kapitel H im Wesentlichen die erstmalige und fortführende Dokumentation aller Gebäudedaten über die gesamte Lebensdauer einer Immobilie.¹¹ Hier sind auch die Begriffe Primärnachweis und Sekundärnachweis erörtert, die für die Dokumentation von FM-Daten eine große Rolle spielen. Die dort gemachten Vorgaben sind vom Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BMVBS) verfasst und für die Bauvorhaben des Bundes bindend, die Vorgaben und Aufgaben der Länder sind daran angelehnt und in ihrer gültigen Fassung ebenfalls bindend.¹²

Der Schwerpunkt auf die Dokumentation in der Betriebs-/Nutzungsphase legt die Dokumentation im Facility Management der German Facility Management Association (GEFMA). Allgemeinen Anforderungen, Verantwortlichkeiten oder auch mögliche Werkzeuge sind hier Bestandteil einer Handlungsanleitung. Diese stellen nur eine Empfehlung dar, geben jedoch Orientierung beispielsweise für die Einstufung der Aufbewahrungsfristen von Gebäudedokumentationen.

Abbildung 3: Aufgabengebiete des Dokumentationsbüros

Im Rahmen des Projektes Pilotierung unterstützt das CAFM Dokumentationsbüro die Pilotliegenschaften bei den Datenmanagementprozessen Datenbestandsaufnahme, -beschaffung, -erhebung, -übernahme ins CAFM-System und Datenpflege (s. Abbildung 3). Zusätzlich übernimmt das Dokumentationsbüro die Aufgaben der Datenhaltung und des Wissenstransfer im Rahmen des Projektes Pilotierung. Die Erfüllung der Aufgaben erfolgt auf Grundlage definierter Prozesse und Werkzeuge, die ein strukturiertes Arbeiten und Nachhalten des Datenmanagements ermöglichen. Daneben liegt die Verantwortung für die Pflege und Einhaltung des Datenmodells bei der Leitung des Dokumentationsbüros.

Durch die Anwendung der durch die vom CAFM Projektteam entwickelten Datenmanagement-Standardabläufe Datenbestandsaufnahme, -beschaffung, -erhebung, -übernahme, und -pflege/-qualitätssicherung sollen die Aufwände für die CAFM Datenbeschaffung deutlich reduziert und die Datenqualität erhöht werden. Sie werden im Folgenden skizziert.

Abbildung 4: Ablauf Datenbestandsaufnahme

Entsprechend der Datenanforderungen übermittelt der/die Objektmanager-/in in der jeweiligen Pilotliegenschaft sämtliche vorliegende Daten (z.B. CAD-Pläne, Raumlisten, Fensterlisten, Datenbanken/Tabellen zu technischen Anlagen etc.) an das CAFM Dokumentationsbüro. Das CAFM Dokumentationsbüro verzeichnet und prüft die bereitgestellten Daten. Wenn diese in Art und Umfang nicht ausreichen bzw. nicht den Datenanforderungen entsprechen, wird das CAFM Dokumentationsbüro Ergänzungen veranlassen. Der/Die Objekt-/Datenmanager/-in erhält nach abgeschlossener Analyse einen Prüf- und Maßnahmenbericht. Auf dieser Grundlage werden weitere Maßnahmen gemeinsam abgestimmt.

Hierunter fallen alle Tätigkeiten und Prozesse, die für die Beschaffung digitaler Daten aus unterschiedlichen Datenquellen für das CAFM-System notwendig sind. Das sind Daten, die der BImA bereits vorliegen (z.B. in SAP-BALIMA, Leistungsverzeichnissen, GLT-Anlagen¹³ etc.), aber auch Daten, die z.B. von Nutzern, Bauverwaltungen oder technischen Dienstleistern bezogen werden.

Abbildung 5: Ablauf Datenbeschaffung

Nach der gemeinsamen Abstimmung und Vorbereitung der Datenbeschaffung schicken CAFM Dokumentationsbüro und Objektmanager/in die Datenanforderungen an die ausgewählten Datenlieferanten (z.B. Bauverwaltungen). Der/Die Objektmanager/in sammeln die benötigten Daten zusammen bzw. erstellen sie, bereiten sie ggf. auf und übermitteln sie dem CAFM Dokumentationsbüro. Dort werden die eingegangenen Daten dokumentiert. Die einzelnen Datensätze werden mit eindeutigen Identifizierungsschlüsseln versehen und bei Bedarf weiter aufbereitet, z.B. Aufbereitung von Plänen oder Übertragung von Daten aus Plänen in eine alphanumerische Datenstruktur (Raumbuch). Wenn die Daten aus den unterschiedlichen Quellen vollständig beschafft, konsolidiert und aufbereitet sind, werden sie dem/der Objektmanager/in übermittelt. Diese/r prüft die Daten fachlich und gibt sie dann zur weiteren Verwendung frei.

Die Datenerhebung befasst sich mit der Erfassung neuer Datenbestände auf den Liegenschaften. Hierzu zählt die Vermessung und Beschreibung von Räumen und anderen Hochbau- bzw. Außenbereichsobjekten, baulichen Ausstattungen und technischen Anlagen.

Wenn die Datenbestandsaufnahme ergibt, dass Daten erhoben werden müssen, läuft die Datenerhebung (s. Abbildung 6) wie folgt ab:

Abbildung 6: Ablauf Datenerhebung

Das CAFM Dokumentationsbüro unterstützt die Pilotliegenschaften bei der Planung und Organisation der Datenerhebung. Eine wesentliche Aufgabe des/der Objektmanager/-in ist es dabei eine grobe Planung des zeitlichen und organisatorischen Ablaufs der Erhebung/Aufbereitung durchzuführen und ein geeignetes Team dafür zusammenzustellen. Mittels Schulungen/Workshops werden die Mitarbeiter/innen vor Ort gezielt auf die Erhebung vorbereitet, um eine möglichst effiziente Erhebung in hoher Qualität zu ermöglichen.

Im Rahmen von Workshops bespricht das CAFM Dokumentationsbüro mit dem/der Objektmanager/in die möglichen Datenerhebungsverfahren konkret und detailliert. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, die Daten aus vorhandenen Akten und Dokumenten zu übernehmen oder aber Daten komplett neu zu erheben. Ebenso ist die Reihenfolge der Erhebung festzulegen. Eine Grundlage für die Entscheidung des Datenerhebungsverfahren, ist die Festlegung des/der Objekt-/Datenmanagers/-in, für welche Bereiche der Liegenschaft die Datenerhebung und/oder -aufbereitung z.B. aufgrund der Häufigkeit ihrer Verwendung besonders wichtig und damit hoch zu priorisieren ist. Je nach den speziellen Anforderungen und Gegebenheiten wird gemeinsam eine Entscheidung für das Erhebungsverfahren gefällt, welches den Bedürfnissen und Gegebenheiten der jeweiligen Liegenschaft am besten entspricht.

In der Regel stellen Objektmanager/in und Objektingenieur/in die Akten und die Dokumente zusammen, die als Quellen für die Datenerhebung geeignet sind. Auf dieser Grundlage erfasst der/die Objektingenieur/in bzw. Datenerheber/in die Daten entsprechend der Datenanforderungen. Im Anschluss werden die noch fehlenden Daten vor Ort ermittelt und erfasst sowie die auf Basis von Dokumenten erfassten Daten ggf. vor Ort geprüft und korrigiert. Der/Die Datenerheber/in konsolidiert alle erhobenen Daten und übermittelt sie an das CAFM Dokumentationsbüro. Dort wird der Datenbestand dokumentiert formal qualitätsgesichert und dem/der Objektmanager/in zur fachlichen Prüfung und Freigabe vorgelegt.

Die Übernahme der beschafften bzw. erhobenen Daten in das CAFM-System erfolgt erst nach Prüfung durch eine Qualitätssicherungssoftware (BImA intern als Kugel bezeichnet). Die wesentlichen Schritte zur finalen Qualitätssicherung und Abnahme werden in folgender Abbildung (s. Abbildung 7) beschrieben:

Abbildung 7: Ablauf Datenübernahme

Nach erfolgter Datenfreigabe durch den/die Objektmanager/in werden die alphanumerischen Daten durch das CAFM Dokumentationsbüro in eine Qualitätssicherungssoftware übernommen. Dabei wird ein Prüfbericht erstellt.

Den Prüfbericht erhält der/die Objektmanager/in und kann dementsprechend die ihm/ihr vorliegenden Daten korrigieren bzw. ergänzen. Der korrigierte alphanumerische Datenbestand wird erneut komplett in die Qualitätssicherungssoftware importiert und erneut geprüft. Dieser Prozess wird solange wiederholt, bis die Daten den Qualitätsstandards genügen. Ist dieser erreicht, werden die finalen Daten durch den/die fachlichen Administrator/in in das CAFM-System importiert. Die Pläne, die bereits im Rahmen der Datenbeschaffung bzw. Datenerhebung geprüft wurden, werden nun ebenfalls in das CAFM-System importiert und soweit möglich automatisiert bzw. manuell durch den/die fachlichen Admin mit den alphanumerischen Daten (Raumbuchdaten) verknüpft.

Die Datenpflege erfolgt durch den/die Objektmanager/in in der Pilotliegenschaft während des operativen Geschäfts.

Die Sicherung der Datenqualität im CAFM-System wird von den fachlichen Administratoren gesteuert, ist aber grundsätzlich nur umsetzbar, wenn alle Nutzer sich regelmäßig mit dem Erhalt der Datenqualität beschäftigen, die geplanten Maßnahmen mittragen und die Arbeitsabläufe einhalten.

Die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität definiert sich über die folgenden Kategorien:

• Aktualität der Daten (Vermeidung von veralteten Informationsständen)
• Vollständigkeit der Daten (Vermeidung von Datenlücken)
• Konsistenz der Daten (Vermeidung der Vorhaltung von unschlüssigen/falschen oder überflüssigen Daten)

Bei der Konsistenz der Daten ist zu berücksichtigen, dass nicht nur die Daten innerhalb des Systems konsistent sein müssen (z.B. Etagenpläne mit Raumbuch-Daten), sondern auch mit Dokumenten und Daten außerhalb des CAFM-Systems, z.B. Papierakte, Baudokumentation, Primärnachweis, Aushängen von Flucht- und Rettungswegen übereinstimmen müssen.

Innerhalb eines Kalenderjahres wird in regelmäßigen Abständen und auf Basis der genannten Qualitätskategorien die Datenqualität des CAFM-Systems überprüft werden. Die fachlichen Administratoren/-innen erstellen dabei einen Bericht zur Datenqualität. Der Bericht enthält sowohl quantitative wie auch qualitative Aussagen zu den Daten und gibt auch einen Ausblick auf die kommende Entwicklung zur Datenqualität.

Zur Wahrung der Datenqualität im CAFM-System ist es erforderlich, dass die Anwender/innen stets ausreichend geschult sind. Daher werden regelmäßig Schulungen für neue Mitarbeiter/innen und zusätzliche Auffrischungsveranstaltungen organisiert. Darüber hinaus finden regelmäßig Treffen zwischen fachlichen Administrator/innen und Mitarbeiter/-innen der einzelnen Gewerke statt. Dort können spezifische Fragestellungen geklärt werden, wodurch fachliche Administrator/innen einen besseren Einblick in spezifische Fragestellungen der einzelnen Gewerke erhalten und andererseits Mitarbeiter/innen gezielt beraten und für das Thema Datenqualität sensibilisiert werden können.

Ein prozessorientierter Ansatz für das Datenmanagement kann zu einer Kostenreduktion in der Datenbeschaffung und zu einer wesentlichen Qualitätssteigerung des Datenbestandes führen. Der Einsatz von speziellen Softwarelösungen, die automatisiert Datenformate überprüfen und Plausibilitätsprüfungen durchführen, kann diese Prozesse unterstützen. Die CAFM Datenmanagementprozesse können auch auf andere Bereiche übertragen werden. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die Herkunft (Quelle) der Daten, die Zuständigkeit der Datenhoheit (Pflegeberechtigung), die Durchführung regelmäßiger Datenqualitätskontrollen sowie auf den notwendigen Umfang der Daten zu legen.

Schulungen, Workshops sowie Messkriterien für Datenqualität können die Objektteams der BImA nachhaltig für die Themen Datenmanagement und Datenqualität sensibilisieren und das Qualitätsbewusstsein in den Datenpflegeprozessen erhöhen. Dies führt zu einer mittel- bis langfristigen Qualitätssteigerung innerhalb des Datenmanagements der BImA und damit zur Kostenreduktion im gesamten Facility Management.

Wolfgang Schneider

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Ellerstraße 56, 53111 Bonn
wolfgang.schneider@Bundesimmobilien.de

Sebastian van Deel
BearingPoint GmbH
Kurfürstendamm 207/208, 10719 Berlin
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Muryel Calmet
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
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muryel.calmet@bundesimmobilien.de